こんにちは！26卒ライターのわかです。
就活のメールの返信っていつしたらいいんだろう？
文章がなかなか思いつかないよ
と不安に感じていませんか？
本記事では
・就活メール返信のマナー
・就活メール返信の時間帯
・就活メール返信のテンプレート
を紹介していきます。
いっしょに、悩みを解決していきましょう！
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就活のメール返信の基本マナー
そもそも就活メールのマナーってなんだろう？
就活メールの基本マナーは3つ、
です。
一つ一つ詳しくみていきましょう！
メールのやりとりは慎重に対応
就職活動中のメールのやり取りは、単なる連絡手段ではなく、あなたの「ビジネスマナー」や「社会人としての姿勢」を企業側に伝える大切なツールです。どれだけ熱意があっても、メールの文面が雑だったり、返信が遅かったりすると、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。
企業の採用担当者は日々多くの学生と連絡を取り合っています。そのため、丁寧でわかりやすく、マナーに即したメールを心がけることが非常に重要です。少しの気遣いが、信頼や好印象につながります。
だから、細部まで気を配ることが大切なんだね！
件名は「用件・名前・Re残し」
就活メールの件名には、一目で要件が伝わるようにすることがポイントです。企業側は、1日に多数のメールを受信するため、件名が分かりにくいと開封が後回しにされてしまう可能性もあります。
【○○についてのご連絡】○○大学 氏名
【面接日程のご連絡】○○大学 △△太郎
というようにするとよいでしょう。
また、企業から届いたメールに返信する際には、件名に「Re:」を残すのが原則です。Reを削除したり、件名を変更してしまうと、どのやりとりの返信かわからなくなってしまうことがあります。Reの後に、自分の名前を追記するだけでOKです。
件名だけで内容を分かってもらえるようにするといいんだね！
本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
就活メールの本文は、以下の5つの要素を基本とします：
- 宛先（担当者名）
- あいさつと導入文（時候や感謝）
- 本文（要件や回答）
- 締めの言葉（お願い・結び）
- 署名（学校・氏名・連絡先）
この5つがそろっていることで、読みやすく、かつ丁寧な印象を与えるメールになります。特に宛先や署名を忘れてしまうと、誰から来たメールかわからなくなるため注意が必要です。
この順番の通りに書いていけばいいんだね！
就活のメール返信の本文の構成ポイントを確認！
就活メール本文の構成ポイントは「宛先」「あいさつ」「内容」「締め」「署名」だったよね
そうです。それでは、詳しい書き方を解説していきます。例文に沿って解説していきますので、まずは例文をご覧ください。
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
宛先
メールの冒頭では、必ず「誰に対して書いているのか」を明記します。採用担当者の名前が分かっている場合は、フルネームで敬称（様）をつけて書きましょう。
例：
○○株式会社 人事部 □□様
担当者の名前が分からない場合は、以下のように部署名を宛先として使うのが一般的です。
あいさつ
宛先の次は、簡単なあいさつ文と導入です。就活のメールでは「お世話になっております。」が最もよく使われる定型表現です。
例：
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内容
本題は、簡潔かつ明確に伝えることが重要です。だらだらと長くなると読みにくく、印象も悪くなってしまいます。要件は1〜2文でまとめ、その後必要な情報（日時や内容など）を整理して記載します。
例：
ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
締め
本文の最後は、丁寧な締めくくりの言葉を添えましょう。
例：
何卒、よろしくお願い申し上げます
詳しい解説はこちら！
署名
署名は、メールの一番下に記載します。自分が「どこの誰で、どう連絡を取れるか」が明確になるようにしましょう。
例：
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
就活のメール返信 気になる疑問を一挙解説！
それじゃあここから、就活のメール返信について気になる疑問を一気に見ていこう！
メール返信は何日後までに？
基本的には、できるだけ早く（当日中〜24時間以内）返信するのがマナーです。特に面接日程の調整や選考結果に関する連絡などは、企業も次の対応に進む必要があるため、迅速な返答が求められます。
どうしても当日中に返信できない場合でも、翌営業日以内には必ず返信するようにしましょう。返信が遅くなるほど、印象が悪くなるリスクが高まります。
メール返信が遅くなった！どうしよう？
返信が遅れてしまった場合は、謝罪の一言を添えることで丁寧な印象を保てます。
例：
ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
○○の件につきまして、以下の通りご返信いたします。
理由を詳しく書く必要はありませんが、誠意のある対応を心がけましょう。
メール返信の時間帯は？夜に返信していいの？
原則として、ビジネスメールのやり取りは平日の日中（9時〜18時）が望ましいです。
どうしても夜間や土日に返信する必要がある場合は、以下の点に注意しましょう
・送信は翌朝に予約設定（メールサービスによって可能）
・送信する場合でも、夜遅すぎる時間（22時以降）は避ける
夜中に送信することで、自己管理能力に不安を感じさせてしまう可能性もあるため、常識的な時間帯を心がけましょう。
メール返信で引用するときはどうするの？
企業からのメールに返信する際、相手のメール内容を一部引用して返信するのは問題ありません。むしろ、やりとりの文脈が残るため、話がスムーズにつながりやすくなります。
ただし、引用は必要最低限の部分に留めましょう。特に、長い本文すべてをそのまま残すと、読みにくくなることがあります。
インターンシップ＆キャリアの終了後にお礼メールって送るべき？
はい、送るのが望ましいです。
インターン終了後にお礼メールを送ることで、感謝の気持ちを伝えるとともに、誠実な印象を残すことができます。また、今後の選考にも良い影響を与える場合があります。
例：
このたびは貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
学んだことを今後の就職活動に活かしてまいります。
タイミングは、インターン終了の当日〜翌日中が理想的です。
このメールは企業側のミス？気になった時の返信は？
たとえば「名前の誤記」「日程が重複している」「メールの内容に不備がある」など、明らかに企業側のミスと思われる場合でも、失礼のないように丁寧に指摘することが大切です。
例：
恐れ入りますが、ご案内いただきました内容に一点確認させていただきたい点がございます。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
感情的にならず、冷静に事実確認を依頼する表現を選びましょう。
企業からの返信が来ない！どうしよう？
1週間以上経っても企業から返信がない場合は、一度だけ丁寧に催促のメールを送るのが適切です。
催促メールのポイント：
・自分の名前と用件を明記
・前回のメールの日付を記載
・「念のためご確認のお願い」と柔らかく表現
例：
○月○日にご連絡させていただきました件につきまして、
念のためご確認いただけますと幸いです。
ただし、何度も繰り返すのはNGです。1回だけ送った後は、企業側の対応を待ちましょう。
メールを終わらせるタイミングは？
以下の二つのパターンがあります。その時に合った方法をぜひ選んでみてください。
自分の返信で終わらせるようにしよう
メールのやり取りを終わらせる時には、自分の返信で終わらせるように意識をしましょう。
『ご確認いただけましたら幸いです』のような文章を用いれば、やり取りがいったん終了することが自然に伝わります。
「返信不要」の記載がある場合
企業側から「返信不要」と記載があれば、返信を控えるのがマナーです。
この場合は返信を行うと相手の時間を無駄にしてしまう可能性があるから、送らない方がよいとされています。
メール返信の注意ポイント！
メール返信の時の注意ポイントってあるかな？
社名や名前を正しく書く
基本中の基本ですが、企業名や担当者名を正確に書くことは非常に重要です。
・「株式会社○○」→「（株）○○」と略さない
・「人事部 ○○様」→「○○部様」と略さない
・担当者の漢字間違いや性別間違いにも注意
特に、複数の企業に並行して応募している場合、コピーペーストによる誤記が起こりやすくなります。送信前に必ず、社名・氏名を一文字ずつ確認しましょう。
改行や段落分けで、読みやすさを心がける
メールは、スマートフォンでも読まれることが多いため、見やすいレイアウトが求められます。
・パラグラフごとに1行あけて改行
・長文を避け、1文を40〜60文字程度に抑える
・箇条書きを活用する
このような工夫によって、採用担当者が読みやすく、理解しやすいメールになります。
返答を不足なく伝え、やりとりを増やさない
企業とのメールのやりとりは、1回の返信で完結するように意識しましょう。曖昧な返答や情報の抜けがあると、再度企業側から確認メールが来ることになります。
たとえば面接日程の返信では、単に「大丈夫です」ではなく、
○月○日（○）〇時より、面接に伺います。
といった具体的な日時と意図をしっかり書きましょう。
文字の装飾、絵文字などは使わない
就活メールはビジネス文書ですので、文字の色を変えたり、太字にしたり、絵文字や顔文字を使うのはマナー違反となります。
NG例：
面接日程、了解しました！😊
よろしくお願いします〜！
このような表現は、カジュアルすぎて就活には不適切です。常に落ち着いた文体を心がけましょう。
誤字や敬語の間違いに気をつける
誤字脱字、特に敬語の使い方の誤りは、マイナスの印象に直結します。よくある間違いをいくつかご紹介します：
×「ご苦労様です」 → ○「お疲れ様です」
×「了解しました」 → ○「承知いたしました」
×「参考になりました」 → ○「参考にさせていただきます」
メールを送る前に音読してみると違和感に気づきやすくなります。
自己主張の強いアドレスは使わない
メールアドレスは、第一印象を左右することもあります。就活では、以下のようなアドレスは避けましょう：
× cutegirl-xxx@～
× xxxxx_love_baseball@～
理想は、大学のメールアドレスまたは名前をベースにしたシンプルなアドレスです：
例：taro.yamada123@example.com
企業が返信する際も、名前が入っていた方が分かりやすいため好印象です。
To・CC・BCCを適切に利用する
複数の宛先に送る場合は、To・CC・BCCの使い分けにも注意しましょう。
- メインの宛先には「To」
- 情報共有が必要な人には「CC」
- 企業に知られたくない相手(バックアップ用)は「BCC」
ただし、就活では基本的に「To」に企業の担当者1人だけを入れて送信するケースがほとんどです。
複数の企業に同時送信（一斉送信）は絶対NGです。
クッション言葉を使用する
クッション言葉とは、お願いや断りをするときに、相手に柔らかく伝えるための言い回しです。
例：
「恐れ入りますが」
「お手数をおかけいたしますが」
「差し支えなければ」
特に、面接日程の変更や問い合わせを行うときは、こうした表現を挟むことで、印象の良いメールになります。
これがあれば安心！返信メールの例文
それじゃあここからは、返信メールの例文を見て行こう！
これがあればいつだって安心だね！
面接日程の調整メール例文（候補日を提示された場合）
件名: 【面接日程調整のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接日程の調整メール例文（候補日の提示がない場合）
件名: 【面接日程についてのご相談】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご都合の良い日程をお知らせいただけましたら幸いです。
私の予定といたしましては、〇月〇日（〇曜日）〇時以降で調整可能です。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文
件名: 【面接日程再調整のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご調整いただきありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、急な予定が入ってしまい、面接の日時を再調整させていただければと存じます。
〇月〇日以降でご都合のよろしいお日にちをお知らせいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接後のお礼メール例文
件名: 【面接のお礼】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
貴社での業務内容について理解が深まり、ぜひ〇〇の業務に携わりたいと強く感じました。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
書類を添付して提出する際のメール例文
件名: 【書類提出のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
ご依頼いただきました書類を添付いたしましたのでご確認ください。
ご不明点などがございましたら、お知らせいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接辞退（選考辞退）のメール例文
件名: 【選考辞退のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
お忙しいところご対応いただき、誠にありがとうございました。
今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接結果を問い合わせる場合のメール例文
件名: 【面接結果についてのお問い合わせ】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
面接結果についてご連絡いただければ幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
内定承諾のメール返信例文
件名: 【内定承諾のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社で成長させていただけるよう、精一杯努力いたします。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
内定保留のメール返信例文
件名: 【内定保留のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、検討のため少々お時間をいただければと存じます。
〇月〇日までに必ずご返答いたしますので、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
返信の催促
件名: 【再確認のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
以前お送りしたメールについて、念のためご確認させていただければと存じます。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
まとめ
就活メールは
- 本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
- 内容は簡潔に、伝えたいことが一目でわかるように
- 署名には氏名、所属、連絡先を書くこと！
が大切です。
そう！メールマナーを守りながら、誠意をもって返信をして就活をしよう！
目指せ、納得内定！
