こんにちは！26卒ライターのわかです。
就活のメールの返信っていつしたらいいんだろう？
文章がなかなか思いつかないよ
と不安に感じていませんか？
本記事では
- 就活メール返信のマナー
- 就活メール返信の時間帯
- 就活メール返信のテンプレート
を紹介していきます。
いっしょに、悩みを解決していきましょう！
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就活のメール返信の基本マナー
そもそも就活メールのマナーってなんだろう？
就活メールのマナーは、慎重にすること。そして、件名と本文を順序良く書くことだよ！
それじゃあ、実際に見てみよう！
メールのやりとりは慎重に対応
就活メールのやりとりは慎重に対応することが大切だよ
間違って変なことを送らないためにも慎重にしないとね
それだけじゃなくて、メールは『企業に見られている』から慎重になる必要があるんだ
そっか、メールのやり取りから選考は始まってるんだね
そう。だから、細部まで気を配ることが大切だよ
件名は「用件・名前・Re残し」
件名も大切……って言われても、どう書けばいい？
就活メールの件名は、「用件」「名前」「Re残し」だよ！企業の担当者がスムーズに確認できるようにしよう
たとえばどう書けばいいのかな？
「面接日程調整・山田太郎・Re」とか、「選考辞退のご連絡・山田花子・Re」みたいに書くといいよ！
これなら、見ただけで内容が分かるな！
本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
本文はどうやって書けばいいのかな？
本文は「宛先」「あいさつ」「内容」「締め」「署名」の順序に沿って書くといいよ
どうしてその順序がいいの？
この順序だと内容を理解しやすいし、締めと署名があることで礼儀正しい印象を持つことができるんだ
詳しい書き方は、この次で解説するよ！
Point
- メールのやり取りから選考は始まってる
- 件名は「用件・名前・Re残し」
- 本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
就活のメール返信の本文の構成ポイントを確認！
就活メール本文の構成ポイントは「宛先」「あいさつ」「内容」「締め」「署名」だったよね
そう！それじゃあ詳しい書き方を解説していくよ！まずは例文を見てみて
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
宛先
宛先は『株式会社〇〇 人事部 〇〇様』のところだね
そう！宛先はメールの第一印象を決める重要なポイント。担当者の名前や役職を正確に書くことが大切だよ
宛先を間違えたら失礼だし、不信感を与えちゃうからね
正確な宛先記載で信頼感を持ってもらおう！
あいさつ
あいさつは
『お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。』
のところだね
あいさつは相手に対する礼儀。「お世話になっております」や「〇〇様のご指導のおかげで」など、状況に応じた適切な表現を使うと良いよ
面接の感謝を伝える時なら、「先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました」とかがいいのかな？
いい感じだね！
内容
内容は
『ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。』
のところだね
要点を簡潔にまとめ、伝えたいことが一目で分かるように書くのがポイントだよ！
長々とした説明は避けて、目的や状況に応じた情報を的確に伝えることが大切なんだ
だらだらと書かないように気を付けないと！
締め
締めは『何卒、よろしくお願い申し上げます』のところだね
締めの一文は、相手への感謝や次回への期待を伝える重要な役割を持つよ
好印象持ってもらうためにも、ちゃんと締めの言葉を書かないとね
署名
署名は
『〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678』
のところだね
ここは、送り手の情報を明確に伝えるための重要な部分だよ
署名には何を書けばいいの？
氏名、所属、連絡先だよ！名前は〇〇大学 △△学部 〇〇〇〇と書くと相手に必要な情報をすぐに伝えられるよ
Point
- 本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
- 内容は簡潔に、伝えたいことが一目でわかるように
- 署名には氏名、所属、連絡先を書くこと！
就活のメール返信 気になる疑問を一挙解説！
それじゃあここから、就活のメール返信について気になる疑問を一挙解説するよ！
よろしくお願いします！
メール返信は何日後までに？
メール返信は何日後までにすればいいの？
当日中か、翌営業日まで行うことがベスト！
メール返信が遅くなった！どうしよう？
メール返信が遅くなった！どうしよう？
まずは「遅れて申し訳ございません」と謝罪をすることが大切。相手に対する配慮を伝えよう
そして、返信が遅れる理由を説明したうえで、誠意をもって対応しよう！
メール返信の時間帯は？夜に返信していいの？
メール返信の時間帯は？夜に返信していいの？
ビジネスメールは平日の日中がマナー。夜間の返信は相手に迷惑をかける可能性があるから、基本的になしだよ
ただし、緊急性が高い場合や、返信を求められている場合には夜間でも大丈夫。相手の状況を考慮することが大切だよ
メール返信で引用するときはどうするの？
メール返信で引用するときはどうするの？
メール返信で引用をするときは、必要な部分のみを簡潔に引用し、自分の返信内容が伝わりやすいように配慮することが大切
引用が長くなると、内容が把握しにくくなるから、最小限にすることが大切だよ
インターンシップ＆キャリアの終了後にお礼メールって送るべき？
インターンシップ＆キャリアの終了後にお礼メールって送るべき？
送るべき！
お礼メールは今後の人間関係を良好に保つだけじゃなく、礼儀としても重要だよ。帰ったら送るようにしよう！
このメールは企業側のミス？気になった時の返信は？
このメールは企業側のミス？気になった時の返信は？
誤りがあるかもしれないと感じた場合は、失礼のない範囲で確認することがマナーだよ
『お忙しいところ恐縮ですが、念のため確認させていただきたいことがございます』といった表現で、相手に確認をしよう！
企業からの返信が来ない！どうしよう？
企業からの返信が来ない！どうしよう？
一週間が経過しても返信が来ない場合は再度メールを送ったほうがいいかも
『念のため再度ご確認させていただきたく、メールをお送りしております』といった丁寧な表現で再連絡を取ろう！
メールを終わらせるタイミングは？
メールを終わらせるタイミングは？
いつ終わらせるか不安になるよね。それじゃあ、2つのパターンを見てみよう！
自分の返信で終わらせるようにしよう
メールのやり取りを終わらせる時には、自分の返信で終わらせるように意識をしよう
『ご確認いただけましたら幸いです』のような文章を用いれば、やり取りがいったん終了することが自然に伝わるよ
「返信不要」の記載がある場合
企業側から「返信不要」と記載があれば、返信を控えるのがマナーだよ
この場合は返信を行うと相手の時間を無駄にしてしまう可能性があるから、送らないことがマナーだよ
メール返信の注意ポイント！
メール返信の時の注意ポイントってあるかな？
それじゃあここから、注意ポイントを8個見て行こう！
社名や名前を正しく書く
社名や名前を正しく書くことがまず大切！
ミスは信頼を損ねる要因となるから、送信前に必ず確認をしよう！
改行や段落分けで、読みやすさを心がける
改行や段落分けで、読みやすさを心がけることも大切！
挨拶と内容の間に一行開けるだけでも、見やすさが格段に上がるよ
全体の印象も良くなるから、必ずやった方が大切だね！
返答を不足なく伝え、やりとりを増やさない
メールの返答は不足なく伝え、やりとりを増やさないことも大切！
後から何回も返信するって、大変だよな
日程調整だけであれば、「〇月〇日か〇月〇日で都合がつきます」と明確に提示することで、追加確認の必要がなくなるよ
必要な情報を一度で伝えることが、相手に対する配慮になるんだ
文字の装飾、絵文字などは使わない
文字の装飾、絵文字などは使わないこと！
使っちゃうと、カジュアルな印象になっちゃうもんね
相手に真剣さが伝わるように、装飾は避けて明確な表現を使おう
誤字や敬語の間違いに気をつける
誤字や敬語の間違いに気を付けることも大切！
メール全体の印象を損なってしまうため、送信する前にもう一度読み返すことが大切だよ
誤字チェックサイトに確認してもらうのもいいかもね
自己主張の強いアドレスは使わない
自己主張の強いアドレスは使わないことがいいよ
メールアドレスは氏名ベースのアドレスで、相手もすぐに打てるようなものが一番いいよね
就活用にメールアドレスを新しく作ってもいいかも！
To・CC・BCCを適切に利用する
To・CC・BCCは、メールを送る相手の役割に応じて使い分けることが大切だよ
具体的にはどうやって使い分けるの？
- メインの宛先には「To」
- 情報共有が必要な人には「CC」
- 企業に知られたくない相手(バックアップ用)は「BCC」
というように使い分けるといいよ
クッション言葉を使用する
クッション言葉を使うことで、文章に柔らかさと配慮が生まれるよ
クッション言葉は「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」などの表現のことだよな！
相手に配慮する姿勢を示すことで、やりとりが円滑になるから、積極的に使って行こう！
でも、使いすぎて長くて伝えたいことが分からなくならないように要注意！
これがあれば安心！返信メールの例文
それじゃあここからは、返信メールの例文を見て行こう！
これがあればいつだって安心だね！
面接日程の調整メール例文（候補日を提示された場合）
件名: 【面接日程調整のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、〇月〇日（〇曜日）〇時を希望いたしますが、ご都合いかがでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接日程の調整メール例文（候補日の提示がない場合）
件名: 【面接日程についてのご相談】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご都合の良い日程をお知らせいただけましたら幸いです。
私の予定といたしましては、〇月〇日（〇曜日）〇時以降で調整可能です。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接日程の変更や再調整をお願いするメール例文
件名: 【面接日程再調整のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
面接日程のご調整いただきありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、急な予定が入ってしまい、面接の日時を再調整させていただければと存じます。
〇月〇日以降でご都合のよろしいお日にちをお知らせいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接後のお礼メール例文
件名: 【面接のお礼】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
貴社での業務内容について理解が深まり、ぜひ〇〇の業務に携わりたいと強く感じました。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
書類を添付して提出する際のメール例文
件名: 【書類提出のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
ご依頼いただきました書類を添付いたしましたのでご確認ください。
ご不明点などがございましたら、お知らせいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接辞退（選考辞退）のメール例文
件名: 【選考辞退のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
お忙しいところご対応いただき、誠にありがとうございました。
今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接結果を問い合わせる場合のメール例文
件名: 【面接結果についてのお問い合わせ】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
面接結果についてご連絡いただければ幸いです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
内定承諾のメール返信例文
件名: 【内定承諾のご連絡】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
この度は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ貴社で成長させていただけるよう、精一杯努力いたします。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
内定保留のメール返信例文
件名: 【内定保留のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、検討のため少々お時間をいただければと存じます。
〇月〇日までに必ずご返答いたしますので、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
返信の催促
件名: 【再確認のお願い】〇〇大学 △△ 本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の△△です。
以前お送りしたメールについて、念のためご確認させていただければと存じます。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 △△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
まとめ
就活メールの返信について分かったかな？
- 本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」
- 内容は簡潔に、伝えたいことが一目でわかるように
- 署名には氏名、所属、連絡先を書くこと！
だよね！
そう！メールマナーを守りながら、誠意をもって返信をして就活をしよう！
目指せ、納得内定！
