こんにちは、25卒のaoiです。
面接で座右の銘について聞かれた経験はありませんか？
質問メールを送りたいけれどなんて書けばいいのかわからない
返答に対してお礼メールを書きたい！
といった思いがある方必見です！
この記事では、
- 就活での質問メールの書き方
- 就活の質問メールシチュエーション別例文
- 企業から返信が来た時のお礼のメール
について解説していきます。
是非最後まで読んでください！
関連記事はこちらから！
あなたに合う職業が分かる「適職診断」
- 「適職診断」ならあなたに本当にあった職業が分かる
- あなたの強みを活かせる仕事タイプも診断できる
- 志望業界が決まるので、業界/企業研究を進められる
- 会員数が増えすぎると対応できないため、今だけの限定コンテンツ
公式LINEの詳細を見てみる
＊公式LINEに参加後、30秒で無料受取できます
【7stepで簡単！】就活での質問メールの書き方
就活での質問メールの書き方のコツってあるのかな？
就職活動中に企業へ質問メールを送る機会は意外と多くあります。
質問内容が正しく伝わり、かつ印象が良くなるメールを書くことは、ビジネスマナーの基本を学ぶ良い機会でもあります。
ここでは、7つのステップで簡単に書ける質問メールの構成とポイントを詳しく解説します。
ミスを防ぎながら、相手に好印象を与えるメールを送りましょう！
①質問の趣旨と送り手がわかる件名を付ける
件名は、メールを受け取る相手がすぐに内容を把握できるようにするために重要です。
以下のように具体的で簡潔な件名を心がけましょう。
②宛名・敬称を正しく書く
宛名は相手に対する礼儀を示す基本的なマナーです。企業名や担当者名が分かる場合は必ず記載しましょう。
③挨拶文と自分の名前・所属を書く
挨拶文でメールの冒頭を整え、自分が誰であるかを明確に伝えます。
④質問内容を簡潔にまとめる
質問内容は1つずつ簡潔に書きましょう。複数の質問をする場合は箇条書きにすると分かりやすくなります。
- 採用試験の具体的な日時について
- 面接当日に必要な持ち物について
⑤お礼と返信依頼で締める
質問の後は感謝の気持ちを表し、相手に返信を依頼する形で締めましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」
⑥連絡先を含む「署名」を付ける
メールの末尾に自分の名前、所属、連絡先を記載することで、相手がスムーズに連絡できるようにしましょう。
〇〇大学 △△学部 □□学科
氏名：□□ □□
電話番号：080-1234-5678
メールアドレス：example@example.com
⑦宛先のメールアドレスを記入する
最後に、宛先が正しいかを確認し、送信ミスを防ぎましょう。
【9選】就活の質問メールを書く際のポイント
質問メールを送る際は、単に質問内容を伝えるだけでなく、相手への配慮や社会人としての基本的なマナーが求められます。
読み手にとってわかりやすく、好印象を与える工夫が、就活をスムーズに進める鍵です。
ここからは9つの具体的なポイントを解説します。
①聞きたいことを明確に記載する
質問メールでは、最も重要なのが「質問内容を的確に伝えること」です。
曖昧な表現では、相手が何を求められているのか分からず、返信に時間がかかる可能性があります。
また、余計な情報を多く盛り込むと、読み手の負担を増やすことになります。
悪い例: 「御社の採用試験について知りたいです。」
この書き方では、どの情報を知りたいのか具体性に欠けます。
良い例: 「貴社の採用試験における、筆記試験の形式（選択式・記述式など）についてご教示いただけますか？」
要点を一文で伝えることで、担当者が速やかに対応しやすくなります。複数の質問をする場合は、箇条書きを用いることで可読性を高めましょう！
②必要に応じて質問した経緯を記載する
質問の背景を適切に説明することで、なぜこの質問をしているのかを理解してもらえます。
経緯が不明だと、相手に「調べが足りない」と感じさせる場合もあるため注意が必要です。
具体例:
「貴社の採用ページや説明会資料を拝見しましたが、福利厚生について一部不明点があり、確認させていただきたく存じます。」
情報が不足している部分を具体的に示すことで、調査不足と思われるリスクを減らせます。
また、背景を記載することで、メールの信頼性が高まります。
③返答の期日を伝える
質問への返信がいつまでに必要かを伝えることで、相手に対応の目安を与えることができます。
ただし、期日を指定する際は、相手の忙しさを考慮し、無理のないスケジュールを心がけましょう。
具体例:
「大変恐縮ですが、〇月〇日までにご回答をいただけますと幸いです。」
緊急性が高い場合は理由を付け加えることで、相手に誤解を与えません。
また、「お急ぎでなければ」などの柔らかい表現を添えると、依頼の印象が良くなります。
④相手の状況に配慮した言葉を添える
企業の採用担当者は多忙であることが多いため、感謝の気持ちや配慮の言葉を加えることが大切です。
これにより、質問に対して前向きに対応してもらえる可能性が高まります。
具体例:
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご教示いただけますと幸いです。」
ビジネスメールでは、感謝や配慮を示すフレーズが信頼構築の一助となります。
ただし、くどくなりすぎない程度に簡潔にまとめるのがポイントです！
⑤読みやすさを考え、改行と段落分けをする
長い文章が連続していると、読み手に負担をかけてしまいます。
適切な改行と段落分けは、相手が内容を把握しやすくするための基本です。
悪い例: 一文が長く続き、改行が全くない文章。
良い例: 質問内容や背景を段落ごとに分け、箇条書きを活用。
1文1段落を基本にし、情報量が多い場合は、重要な部分を目立たせる工夫をしましょう。
例えば、質問内容は箇条書きにするのが効果的です。
⑥絵文字や装飾文字は使わない
就活におけるメールでは、ビジネスの場にふさわしくない要素を排除することが求められます。
絵文字や過度な装飾はカジュアルすぎる印象を与えるため控えましょう。
悪い例: 「ご返信お待ちしています☺️✨」
良い例: 「ご返信をお待ちしております。」
過度なカジュアルさはプロ意識の欠如と見なされる恐れがあります。
真面目で落ち着いた文体を維持しましょう。
⑦シンプルなメールアドレスを使う
自分のメールアドレスがビジネスに適しているかを確認しましょう。
ふざけた印象を与えるアドレスは、信頼性を損ねる可能性があります。
避ける例:「ilove-cats123@example.com」
推奨例:「taro.yamada@example.com」
企業にメールを送る際には、シンプルで個人が特定しやすいアドレスを用いることが重要です。
適切なアドレスを持っていない場合は、早めに取得しましょう！
⑧常識的な時間帯に送信する
メールの送信時間も、相手への配慮を示す重要なポイントです。
深夜や早朝に送信すると、常識がないと見なされる場合があります。
避ける時間帯: 深夜や早朝
良い時間帯: 平日の9時～18時
採用担当者が仕事をしている時間帯にメールを送ることで、読まれる確率が高まります。
また、相手の都合を考慮してスケジュールを立てる習慣をつけましょう！
⑨回答をもらったらお礼の返信メールをする
質問に対する返信をいただいた際には、必ずお礼を伝えるメールを送りましょう。
これにより、丁寧さや感謝の気持ちをアピールできます。
具体例:
「この度はお忙しい中、貴重な情報をご教示いただき、誠にありがとうございました。」
相手が対応してくれたことに感謝を示すのは社会人としての基本です。
さらに、質問に対する追加の疑問点があれば、このお礼メールで簡潔に尋ねるのもよいでしょう。
お礼メールについてはこの後より詳しく解説していくので、そちらをご覧ください！
就活の質問メールを送るときの注意点
企業に質問メールを送るときの注意点ってあるのかな？
就活中に企業へ送る質問メールでは、内容の正確性や社会人としてのマナーが重視されます。
特に、メールの基本的な構成や礼儀を守ることで、誠実さと配慮が伝わります。
ここではメール送信時に注意すべきポイントを具体的に解説します。
できるだけ就業時間内に連絡する
企業の営業時間中にメールを送ることで、読み手にスムーズに対応してもらいやすくなります。
特に、深夜や早朝に送るのは避けましょう。
企業の多くは9時～18時が就業時間となるため、この時間帯に送信するのが理想です。
時間外に送ると「常識に欠けている」と思われるリスクがあります。
送信時刻は、相手に対する配慮を示す基本的なマナーです。
適切な敬語を使用する
ビジネスメールでは正しい敬語を使用することが重要です。
謙譲語や丁寧語を適切に使い分けることで、印象が良くなります。
例えば、「教えてください」ではなく「ご教示いただけますでしょうか」といった表現を使うと、より丁寧な印象を与えます。
また、語尾に「～させていただきます」を多用するとくどくなるため、自然な敬語表現を心がけましょう。
プライベートのメールアドレスは使用しない
自分の名前や所属が分かりやすいメールアドレスを使用しましょう。
「かわいい」「おもしろい」系のアドレスは避けるべきです。
適切な例としては「taro.yamada@example.com」のように、氏名が含まれるものが推奨されます。一方、「ilovecats123@example.com」などの個人的な趣味を連想させるものは信頼性を損ねる可能性が高いため注意が必要です。
誤字脱字がないか確認する
送信前に必ずメール内容を見直し、誤字脱字がないか確認しましょう。
誤字があると「細かい点に注意が払えない」と評価される可能性があります。
特に、相手の名前や企業名の誤字には細心の注意を払うべきです。
見直しが難しい場合は、一晩寝かせるか、第三者に確認してもらうと効果的です。
返信は1週間ほど待つ
企業側が多忙である場合も多いため、返信を焦らないことが大切です。
1週間経っても返信がない場合は、改めて連絡を入れるのが適切です。
そしたらいつまで待てば良いの？
基本的に3～5営業日は一般的な対応期間とされています。再送時は、最初のメール内容を簡潔に引用すると良いでしょう。
企業への返信・お礼メールは当日中が望ましい
返信やお礼メールは、なるべく当日に送るのが望ましいです。
早めの対応は、誠実さや丁寧さを伝える大きなポイントとなります。
採用担当者は複数の候補者を対応しているため、即時返信は印象を良くします。
「本日はお忙しい中、ご対応いただき誠にありがとうございました」と一文を添えるだけでも効果的です。
企業や担当者の名前は正確に書く
企業名や担当者名を誤ることは、非常に失礼に当たります。
正式名称や役職を確認してから記載しましょう。
特に「御中」と「様」の使い分けには注意が必要です。
「株式会社〇〇御中」は部門や企業全体に向けた表現で、「〇〇様」は個人宛ての敬称です。
適切に使い分けることで、より正確な印象を与えることができます。
ダラダラした文章を書かない
無駄に長いメールは読む側にストレスを与える可能性があるため、要点を簡潔にまとめることが大切です。
1つのメールには1つの目的に絞り、3～5行程度で主旨を伝えるのが理想です。
また、段落ごとに改行し、内容を整理することで、読みやすさが向上します。
【要注意！】避けるのが望ましい質問メールの内容
避けるべき質問メールの内容ってあるのかな？
就活の質問メールでは、相手に負担をかけたり、悪い印象を与えたりする内容は避けるべきです。
ここでは注意すべき内容を具体的に解説します。
自分で調べれば分かる内容
企業の公式サイトや募集要項、一般的な求人情報で分かる内容については、質問を避けましょう。
たとえば、以下のような質問が該当します
これらは簡単に調べられることであり、メールで質問すると「リサーチ不足」と判断される可能性があります。
どうしても不明な場合は、具体的な調査状況を添えたうえで質問することが重要です。
企業への要求をする内容
企業に対し、無理な要求や自分本位な希望を押し付ける内容は避けるべきです。
たとえば
このような内容は、「相手の都合を考えていない」と見なされる可能性があります。
やむを得ず提案が必要な場合は、丁寧な言葉遣いと具体的な理由を記載し、相手の都合を第一に配慮する姿勢を示しましょう。
【シチュエーション別】就活の質問メール例文集！
就活中に発生する疑問をメールで質問する際、状況に合った適切な表現を選ぶことが重要です。
ここではそれぞれのシチュエーションで活用できる例文を具体的に紹介します。
正しいマナーを守り、相手に誤解なく伝えることを心がけましょう！
服装について質問するとき
～例文～
件名：〇月〇日会社説明会の服装についての質問
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
この度は、〇月〇日に開催予定の説明会に参加申し込みをさせていただきました。
当日参加する際の服装について、カジュアルな服装でもよいと記載されておりましたが、どの程度のカジュアルさが適しているのかお伺いしたいと思いご連絡させていただきました。
お忙しい中恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
説明会・面接日程について質問するとき
～例文～
件名：面接日程の変更に関するお願い
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
しかしながら、頂戴した日程が△月△日□□時と重なってしまい、やむを得ず別日への変更をお願いしたくご連絡差し上げました。
もし可能であれば、以下の日程での調整をご検討いただけますでしょうか。
候補日：△月△日～△月△日（時間帯：□□時以降）
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
署名
会社説明会の持ち物について質問するとき
～例文～
件名：会社説明会の持ち物についての質問
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
〇月〇日に参加予定の説明会に関して、持参するものについて一点確認したくご連絡差し上げました。
事前案内に「筆記用具」と記載がありましたが、履歴書や自己PR資料など追加で準備が必要なものはございますでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
ESについて質問するとき
～例文～
件名：エントリーシート提出に関する質問
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
現在、エントリーシートを作成しておりますが、記載内容について確認したい点があり、メールをお送りしました。
「自己PR欄」の記載例に関する追加の指示などはございますでしょうか。また、〇〇文字以内という記載がございますが、多少オーバーしてしまう場合でも問題ないでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
質問事項が複数あるとき
～例文～
件名：〇〇に関するご質問
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
以下、複数の点についてご教示いただけますと幸いです
- 説明会での持ち物について
- 〇〇試験の日程について
ご多忙中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
企業からの質問に返信するとき
～例文～
件名：〇〇に関する回答のご連絡
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
先日はご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご質問頂きました「□□」に関しまして、以下の通り回答させていただきます
- （質問内容） → （自分の回答）
- （質問内容） → （自分の回答）
もし追加で必要な情報がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
内定のお礼メールに質問を添えるとき
～例文～
件名：内定のご連絡ありがとうございます
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。心より感謝申し上げます。
貴社で働かせていただけることを大変嬉しく思っております。
つきましては、以下の点についてご確認させていただきたく存じます：
- 入社時に必要な書類について
- 研修開始日の詳細について
お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
質問メールの返信がなく、再度送信するとき
～例文～
件名：〇〇に関する再度のご連絡
本文：
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
先日、〇月〇日に以下の内容についてご質問のメールをお送りさせていただきましたが、ご多忙のため確認が難しかったかと存じますので、再度ご連絡させていただきました。
【質問内容】
〇〇〇〇
ご確認いただくお時間をいただき恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
企業から返信が来た時のお礼メール
質問メールの返信がきたけど、お礼メールはした方がいいの？
企業からの返信が届いた際、お礼メールを送ることは、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、ビジネスマナーとしても重要です。
この一手間が、採用担当者に良い印象を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。
適切な件名や本文の構成を押さえて、相手に敬意を示しましょう。
例文
お礼メールを書くときは、感謝を伝えることを主軸にしつつ、簡潔かつ丁寧な表現を心がけましょう。
ここで、件名と本文の例を挙げますので、参考にしてみてください。
【件名】
「〇〇に関するご返信ありがとうございます」
【本文】
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。△△大学□□学部の○○と申します。
この度はお忙しい中、早速ご返信をいただき、誠にありがとうございます。
いただいたご回答をもとに、今後の準備を進めさせていただきます。また、丁寧にご対応いただき感謝申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
お礼メールは、迅速かつ丁寧に送ることで、社会人としての基本的なマナーを示すことができます。
企業から返信が来た時のお礼メールの注意点
企業からの返信に対してお礼メールを送る際には、いくつかの注意点を意識することが重要です。
適切な対応は、礼儀を守りつつ相手に好印象を与えるだけでなく、その後のやり取りをスムーズに進める助けとなります。
ここで紹介するポイントを押さえてお礼メールを作成しましょう！
①件名や本文は残しておく
返信時には、企業からのメールの件名や本文を引用し、やり取りの内容が分かる状態を保つことが重要です。
これにより、担当者がスムーズに内容を確認でき、誤解を防ぐことができます。
特に多数の応募者とやり取りをする採用担当者に配慮するためにも、オリジナルの件名やメールの流れを崩さないようにしましょう。
②お礼の内容はシンプルにまとめる
お礼メールはあくまで「感謝」を伝える目的で作成するため、冗長な内容は避け、簡潔にまとめましょう。
「ご返信いただきありがとうございます。」という一文を含めるだけでも、感謝の意を示す十分な表現になります。
長文はかえって相手に負担をかけることがあるため注意しましょう。
③できる限り24時間以内に返信する
繰り返しになりますが、迅速な返信は、ビジネスマナーの基本です。
企業の担当者が返信をしたばかりのタイミングでお礼メールを送ると、真摯さが伝わります。
また、24時間以上経過すると感謝の印象が薄れる場合があるため、遅れないようスケジュールを意識しましょう。
就活での質問メールに関するよくある質問
就活中、メールでのやり取りは頻繁に発生しますが、その中でよくある疑問や悩みについての解決策をまとめました。
基本的なマナーを守るだけでなく、採用担当者とのやり取りを円滑にするためのヒントをご紹介します。
質問①：よくあるメールでの間違った敬語の使い方は？
丁寧なつもりが、逆に不自然な敬語になってしまうことがあります。
例えば、「ご返信させていただきます」や「おっしゃられる」は、過剰敬語として誤りです。
また、「了解しました」という言葉はビジネスの場では失礼に当たる場合があり、「承知しました」や「かしこまりました」を使用するのが適切です！
質問②：企業からの返信にはどこまで返したら良いの？
企業からの返信メールには、感謝の気持ちを伝えるだけで十分な場合が多いです。
ただし、担当者が新たな質問を含めて返信してきた場合は、それに答えつつ、簡潔にお礼を述べることが求められます。
具体的な指示や確認事項がある場合は、それに従うことを優先しましょう。
質問③：就活の質問は電話とメールのどっちが適切ですか？
基本的にはメールが推奨されます。
メールは内容が記録として残るため、後で確認しやすいというメリットがあります。
ただし、緊急性のある質問や、面接当日の予定変更など時間的余裕がない場合は、電話が適切です。
その際も、時間帯や相手の都合を考慮し、礼儀正しい対応を心がけましょう。
まとめ
就活において、質問メールのやり取りは非常に重要です。
適切な質問メールを送ることで、企業に対して良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
以下のポイントを覚えておくと、より効果的なメールのやり取りができます。
- 質問内容は明確に伝える
聞きたいことを簡潔にまとめ、相手が回答しやすいように配慮しましょう。 - 敬語を適切に使う
ビジネスマナーとして、敬語を正しく使い、丁寧な表現を心がけます。 - 迅速な返信を心がける
できるだけ早く返信することで、相手に対する敬意を示すと同時に、就活の進行もスムーズに行えます。 - 不必要な内容を避ける
企業に対して必要ない要求や、すでに調べればわかる内容を聞くことは避けましょう。
また、面接後のお礼メールや、企業からの返信に対する感謝の気持ちを込めたメールを送ることも大切です。
これらのマナーを守ることで、就活を有利に進めることができ、印象をより良く保つことができます。
