こんにちは。26卒ライターのtomokaです。
就活で企業からのメールに「了解」って返信したいけど、正しい表現に直したい！
就活をしていると、企業とメールでやりとりをすることが増えます。
日程調整や選考の案内に対して「了解です」と送りたいとき、正しい表現が分からなくて悩んでいる人も多いと思います。
この記事を読むと分かること
- メールの返信で「了解」と言いたいときの表現方法
- 就活のメールのマナー
- 就活のメール返信のテンプレ
就活でメールのやりとりをする際にとても役立つので、是非最後まで読んでください！
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「了解」はNG！就活のメールマナーが重要な理由
就活でのメールマナーは、印象を左右する重要な要素です。
特に「了解」という言葉は、相手に失礼な印象を与えてしまうため、ビジネスシーンではNGです。
普段使ってる「了解」がダメなの？LINE感覚で送ってたかも…
「了解」は目上の人に使うと上から目線に聞こえてしまいます。
メールマナーは就活だけでなく、社会人になってからも必須のスキルです。
今のうちに正しいメールの書き方を身につければ、入社後もスムーズにコミュニケーションが取れる人材という評価につながります。
就活のメールで「了解」を言いたいときは
「了解」がダメなら、何て書けば良いんだろう？
ビジネスシーンでは、「承知いたしました」など、いくつか丁寧な表現があります。
状況に応じて使い分けると良いですね。
ビジネスメールでは相手に敬意を示す言葉遣いが基本です。「了解」に代わる表現を身につけることで、礼儀正しく誠実な印象を与えることができます。
ここでは、具体的な代替表現を紹介します！
「承知いたしました」
就活のメールで「了解」と伝えたい場合、最も無難で丁寧な表現が「承知いたしました」です。企業からの連絡や指示を受け取ったことを敬意を込めて伝える表現として最適です。
「承知いたしました」は謙譲語を使った表現で、相手を立てる姿勢が明確に伝わります。特に初めてやり取りをする企業担当者などへのメールでは、この表現を使うと好印象を与えられます。
「面接日程の件、承知いたしました。ご連絡ありがとうございます。」
このように返信すれば、きちんとした対応ができる学生だと評価されます。
「承知しました」
「承知しました」は「承知いたしました」よりもやや砕けた表現ですが、それでも十分に丁寧さを保った言い回しです。相手からの連絡を受け取ったことを簡潔に伝えたい場合に適しています。
「ご指定の資料について、承知しました。期日までに準備いたします」
このような使い方が効果的です。就活メールでは、何度かやり取りを重ねた企業担当者に対して使用すると良いでしょう。
「承りました」
「承りました」は「お受けしました」という意味の謙譲語で、相手からの依頼や指示を受け取ったことを丁寧に伝える表現です。特に相手からの要望や依頼を引き受ける場合に適しています。
「ご要望の書類について承りました。明日中に提出いたします」
このように使用すると、相手の依頼を大切に受け止めるという姿勢が伝わります。
「かしこまりました」
「かしこまりました」は「承知いたしました」よりもさらに丁寧な表現で、特に改まった場面で使われます。最大限の敬意を示したい場合や、特に重要な依頼を受けた場合に適しています。
「内定の手続きについて、かしこまりました。期日までに必要書類を提出いたします」
このような使い方が効果的です。
「かしこまりました」は少し古風な表現ですが、丁寧さの中にも誠実さが伝わるため、就活メールでは好印象を与える言葉の一つでもあります。
「了解」以外にもNG表現がある
「了解」以外にも、就活メールで避けるべき表現はほかにもあります。ここでは代表的なNG表現を紹介します。
「了解」以外のNG表現
就活メールは友人とのLINEとは異なり、ビジネスコミュニケーションの一環です。
カジュアルすぎる表現や不適切な敬語はマイナスな印象を与える原因になるので注意しましょう。
NG表現①了解しました
「了解しました」は「了解」に「ました」を付けた表現ですが、これもビジネスメールではNGとされています。
「了解」という言葉自体が上から目線の印象を与えるため、「しました」を付けても本質的な問題は解決しません。
NG表現②了承しました
「了承しました」も就活メールでは避けるべき表現です。「了承」という言葉は本来、上の立場の人が下の人の立場の人の申し出を「認める」という意味で使われます。そのため、学生が企業側に対して使うと不適切になります。
「了承」と「承知」は似ていますが、使い方が大きく異なるので注意しましょう。
NG表現③わかりました
「わかりました」は日常会話では頻繁に使いますが、就活メールでは避けるべき表現です。
友達同士の会話では問題ありませんが、ビジネスシーンではカジュアルすぎると判断されます。
就活で了解の旨を返信するときの例文
「了解」の代わりに使える表現は分かったけど、メールの書き方ってどんな順番で書けばいいんだろう？
基本的な構成があるので、それに沿って書けば間違いないです！
ここでは、企業からの連絡に対して「了解した」という旨を返信する際の基本的な書き方と例文を紹介します。
件名
メールの件名は、内容が一目でわかるように簡潔に書きましょう。
企業からのメールに返信する場合は、元のメールの件名を変更せず、そのまま使うのが基本です。
返信メールの場合、自動的に「Re:」がつきますが、削除せずにそのまま使用しましょう。
新規メールを送る場合は、「〇〇大学名前 面接日程のご連絡」など、簡潔で分かりやすい件名を設定しましょう。
件名は検索キーワードにもなるため、あとから探しやすいよう、具体的な内容を入れることが大切です。
メールの件名についての関連記事はこちら
宛名
メールの冒頭には宛名を書きましょう。
企業の担当者名が分かっている場合は、その方の名前と「様」を付けて書きます。
担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」という書き方が適切です。
| 担当者が分かっている場合 | 「株式会社〇〇 役職 〇〇様」 例：株式会社〇〇 人事部採用担当 〇〇様 |
| 担当者が分からない場合 | 「株式会社〇〇 採用ご担当者様」 |
挨拶と大学名
宛名の後は改行し、一行あけてから本文を始めましょう。
冒頭は挨拶と自分の所属大学名と氏名を記載します。
「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。」
この書き出しが基本です。
大学名と氏名を冒頭に明記することで、採用担当者にとって多数の就活生の中からあなたを識別することができます。
連絡をいただいたことに対する感謝
「ご連絡いただき、ありがとうございます。」
「先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。」
このように、企業からの連絡に対して感謝の意を示しましょう。
確認済みの文章
相手からの連絡内容を確認し、ここで「了解」の代わりに適切な表現を使用します。必要に応じて具体的な日時や場所を再確認しましょう。
「～について、承知いたしました。」
「ご連絡いただいた内容を確認いたしました。」
このような表現が使いやすくてオススメです。
例えば、面接の日程に「了解です」と送りたい場合は、以下の表現が適切です。
「面接日程について、〇月〇日（〇）〇時からということで承知いたしました。」
「確認しました」の就活メールはこの記事で詳しく解説！
最後の挨拶
メールの締めくくりには、「今後ともよろしくお願いいたします。」などの定型文が一般的です。
例えば、面接の日程調整に対する返信メールでは、以下のような挨拶が効果的です。
「お忙しい中、ご対応いただき誠にありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
署名
メールの最後には必ず署名を入れましょう。
署名には、大学名、学部学科、学年、氏名、連絡先（メールアドレス・電話番号）を記載します。
署名を入れることで、企業側があなたと連絡をとりやすくなります。
見やすく整理された形式で記載するために、各項目を改行しましょう。
署名の例
———————
大学 学部 学科 学年
氏名（ふりがな）
Email: メールアドレス
Tel: 電話番号
———————
コピーして使ってください！
署名はあらかじめ設定しておくのがオススメ
毎回同じ署名を書くの面倒だなあ
GmailやOutlookなら署名を自動挿入できます！
設定しておけば楽になるし、書き忘れも防ぐことができます。
就活中は多くのメールをやり取りするため、署名をあらかじめ設定しておくと便利です。毎回手動で入力する手間が省け、記載忘れも防げます。
Gmailの場合は設定から「署名」を選択し、必要事項を入力して保存します。
Gmailでの署名の設定方法
①設定の「署名」で新規作成
②必要事項を入力し、署名を作成
就活のメールの注意点4選！
ここでは、就活のメールマナーで見落としがちな注意点を4つ紹介します。
メールのマナーって、ちゃんと知っておかないと恥ずかしいよね…
基本的なルールを知っておくだけで、ぐっと印象が良くなります！
特にこれから紹介する4つは押さえておきましょう。
①24時間以内に返信する
メールは基本的に24時間以内、できれば当日中に返信することが望ましいです。
迅速に対応することで、誠意や仕事への取り組みの姿勢を示すことができます。
例えば、午前中に受け取ったメールは同日中に、夕方以降に受け取ったメールは翌日午前中までに返信するように心がけましょう。
返信が遅れそうな場合は、一旦「確認いたしました。詳細は後ほどご連絡します。」と返信するのも一つの方法です。
迅速に対応するために、メールチェックの習慣をつけることも大切です。
就活中は1日に3回程度メールをチェックする習慣をつけると、重要な連絡を見逃す心配がなくなります。
プライベートなアドレスと分けて就活用のアドレスを作るのも一つの方法だね！
②返信メールの件名は「Re:」を付けたままにする
企業からのメールに返信する際は、自動的に付く「Re:」を削除せず、そのまま使いましょう。
「Re:」って消した方がスッキリするかなと思ってたけど、残した方がいいんだね！
「Re:」があることで、担当者はすぐに「あのメールの返信だ」と分かるため、残したまま返信してしまって大丈夫です！
件名を変更してしまうと前後の文脈がわからなくなり、担当者に余計な手間をかけてしまいます。
③間違いやすい言葉遣いに注意
「了解」以外にも間違いやすい言葉遣いがあるため、注意しましょう。
特に間違いやすい表現
| 間違った表現 | 正しい表現 |
| ✕ご連絡させていただきます | ご連絡いたします |
| ✕確認お願いします | ご確認お願いいたします |
④メールを送る時間
メールを送る時間帯も重要なマナーの一つです。基本的には平日の午前9時から午後5時までの時間に送るのが望ましいです。深夜や早朝、休日にメールを送ることは避けましょう。
夜中に思いついたからってすぐメールを送っちゃダメなんだね。
夜遅くに送ると、「この人は常識が無い」と思われてしまうリスクがあります。
下書き保存をして翌朝送ることがベストです。
Gmailなどでは送信予約機能もあるため、活用するのも一つの方法です。
【就活で使える！】企業からのメール返信の例文
就活中は様々なシチュエーションでメールを送る機会があります。ここでは、企業とのやり取りで実際に使える例文をケース別に紹介します。
ぜひ参考にしてください！
面接日程の確認メール
企業から面接日程の案内があった場合、迅速かつ丁寧に返信することが重要です。
〇〇株式会社 人事部採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学経済学部の〇〇と申します。
面接のご案内、ありがとうございます。ご連絡いただきました面接日程について、〇月〇日（〇）〇時からとのこと、承知いたしました。
お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
———————
〇〇大学 経済学部 経済学科 4年
〇〇
Email:
Tel:
———————
面接を辞退する場合のメール
やむを得ず選考を辞退する場合、できるだけ早く丁寧に伝えましょう。
件名：面接辞退のご連絡 〇〇大学〇〇
〇〇株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学文学部の〇〇と申します。
この度は次回選考のご案内、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、諸般の事情により今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡をすることになり、大変申し訳ございません。メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
———————
〇〇大学 経済学部 経済学科 4年
〇〇
Email:
Tel:
———————
内定を承諾する場合のメール
〇〇株式会社 採用担当 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学法学部の〇〇と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。
入社後は、大学での学びや経験を活かし、貴社の発展に貢献できるよう全力を尽くす所存です。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
———————
〇〇大学 法学部 4年
〇〇
Email:
Tel:
———————
就活のメールに関するQ&A
企業からのメールはどこまで返信すべき？
企業からのメールってどこまで返信すべき？
企業からのメールには基本的に返信すべきですが、内容によって対応が異なります。
返信が必要なのは、日程調整や質問への回答を求められているなど、何らかのアクションを求められているメールです。
一方で、「ご確認ください」などで終わるメールは、必ずしも返信が必要ではありません。ただし、重要な情報（合否連絡や選考の案内など）については、「承知いたしました」と一言返すと丁寧です。
質問のメールの例文を教えてください
了解の内容だけでなく、質問のメールをしたいときはどうすればいいですか？
質問のメールについては、件名や質問内容を分かりやすく簡潔にまとめましょう。
質問メールの例文
件名：面接日程のご調整のお願い（〇〇大学〇〇）
〇〇株式会社 採用ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学経済学部〇〇と申します。
先日は面接日程のご連絡、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、いただきました面接の日程はどうにも都合がつかず、お伺いすることができません。
こちらの都合で申し訳ございませんが、以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
〇月〇日（〇）〇時～〇時
〇月〇日（〇）〇時以降
〇月〇日（〇）終日
いずれの日程も難しいようでしたら、改めて別の候補を挙げさせていただきます。お手数、ご迷惑おかけし、大変申し訳ございません。
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
———————
〇〇大学 経済学部 経済学科 4年
〇〇
Email:
Tel:
———————
日程の再調整をお願いしたい場合は、候補日を3日程ほど提示しましょう！
口頭で「了解」と言いたいときはどうすればいいですか
メールじゃなくて、口頭で「了解」と言いたいときはどうすればいいですか？
口頭の場合でも、「承知しました」「かしこまりました」などの丁寧な表現を使うのが無難です。
就活の場では「社会人としてのマナー」を意識することが大切です。メールだけでなく、口頭でのコミュニケーションにおいても丁寧な言葉遣いを心がけると、好印象につながります。
まとめ
就活のメールマナーは、印象を大きく左右する重要な要素です。
特に「了解」という言葉は目上の人に対して使うと失礼にあたるため、ビジネスシーンでは使わないよう注意が必要です。
就活のメールマナー、思ったより奥が深いんだね。
基本を押さえておけば大丈夫です！
これを機に社会人としてのメールマナーを身につけていきましょう！
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