【必見！】就活メールで押さえるべき件名のポイントと具体的な例

こんにちは、25卒のaoiです。

就活でメールを送るときに、どのような件名で送るか迷った経験はありませんか？

といった思いがある方必見です！

この記事では、

について解説していきます。

是非最後まで読んでください！

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2024.10.25

【思っているよりも重要？！】企業に送るメールの件名

就職活動において、企業にメールを送る際の件名の重要性は意外と見落としがちです！

しかし、採用担当者が多くのメールを受け取る中で、件名が適切でないとメールが埋もれてしまったり、誤解されたりするリスクが生まれます。

件名が適切であれば、メールの内容が一目でわかり、スムーズなやり取りを助ける役割も果たします。

ここでは、就活メールの件名を設定する際のポイントと、適切な件名例を紹介し、マナーを守りつつも担当者にとってわかりやすい件名を付ける方法を解説します！

就活メールの件名をつくる際の基本ルール3点！

① 件名だけで用件が伝わるようにする

件名は、メールの中でもっとも目立つ部分であり、採用担当者がメールを開くかどうかを決める重要な役割を果たします。

そのため、件名にはメールの要点がわかるような内容を入れることが必要です。

たとえば、「〇〇大学〇〇です。履歴書送付のご連絡」というように、メールの主旨が簡潔に伝わるようにしましょう。

内容が不明確な件名だと、重要度が低いと判断され、見落とされる可能性もあります。

しっかりと要件をまとめる力も評価されるポイントになるので、意識しましょう！

② 大学名と氏名を記載する

企業の採用担当者は、さまざまな大学や氏名のメールを受け取るため、件名に自分の大学名と名前を入れると、どの応募者からのメールかが一目で分かりやすくなります。

たとえば、「〇〇大学〇〇太郎です。面接日程について」というように記載することで、スムーズな確認に繋がります。

また、件名に大学名と名前を入れることは、自己紹介の一環にもなり、採用担当者に覚えてもらいやすくなる効果も期待できます。

③ 件名は長過ぎないようにする

件名が長すぎると、要点が伝わりにくくなるだけでなく、メール受信画面で件名が省略されてしまい、内容が不明瞭になる可能性もあります。

理想としては15〜20文字程度に抑え、簡潔に要件を示すよう心がけましょう。

要点が多い場合は、最も重要な内容のみをピックアップして記載します。

短い件名で伝えられる内容には限りがありますが、内容を簡潔にまとめる力も、就活生としてのスキルの一つです。

具体例

このように、件名を見ただけでメールの目的が明確に伝わるようにすることが重要です。

特に「面接日時」「応募書類」など、具体的な用件を件名に入れると、採用担当者にとってわかりやすくなります。

また、長すぎる件名は読みづらくなるため、内容は簡潔にまとめるのが理想です。

40文字以内を目安にし、用件が伝わるキーワードをしっかり盛り込みましょう。

【パターン別！】就活メールの件名のテンプレート

就活メールの件名は、状況に合わせてわかりやすく作成することが重要です。

以下では、①履歴書送付　②面接日程変更　③面接辞退　④質問　⑤お礼と、就活シーン別の件名テンプレートを紹介します。

履歴書送付

企業に履歴書を送付する際は、シンプルかつ要点をまとめて件名にしましょう。

以下のテンプレートを参考にしてください。

テンプレート例：
　「〇〇大学〇〇学部 〇〇太郎 履歴書送付のご連絡」
　「〇〇大学〇〇太郎 履歴書提出の件」

履歴書送付であることが一目でわかる件名にすることで、採用担当者にスムーズに内容を伝えることができます。

面接日程変更

面接の日程を変更したい場合には、理由があることを示し、丁寧な件名を意識しましょう。

以下のテンプレートを参考にしてください。

テンプレート例：
　「〇〇大学〇〇太郎 面接日程変更のお願い」
　「〇〇大学〇〇学部〇〇太郎 面接日程調整のご依頼」

件名で日程変更をお願いすることが伝わるようにすることで、採用担当者が早急に対応しやすくなります。

面接辞退

やむを得ず面接を辞退する際は、謝意が伝わるように件名を工夫しましょう。

以下のテンプレートを参考にしてください。

テンプレート例：
　「〇〇大学〇〇太郎 面接辞退のご連絡」
　「〇〇大学〇〇学部〇〇太郎 面接キャンセルのお願い」

件名に「辞退」を含めることで、担当者に意図が明確に伝わり、対応がスムーズになります。

質問

企業への質問や確認がある際には、何についての質問であるかを簡潔に伝えると良いです。

以下のテンプレートを参考にしてください。

テンプレート例：
　「〇〇大学〇〇太郎 採用に関する質問」
　「〇〇大学〇〇学部〇〇太郎 ご確認のお願い」

件名を通して質問であることを示すことで、迅速に返信がもらえる可能性が高まります。

お礼

面接後や説明会後のお礼メールでは、感謝を伝える内容が一目でわかる件名にすると好印象です。

以下のテンプレートを参考にしてください。

テンプレート例：
　「〇〇大学〇〇太郎 面接のお礼」
　「〇〇大学〇〇学部〇〇太郎 昨日はありがとうございました」

お礼の気持ちを件名に含めることで、礼儀正しい印象を与え、企業側にも良い印象を残すことができます。

これらのテンプレートを活用して、状況に応じた適切な件名を作成し、就活でのメールマナーを整えましょう。

【7選！】就活メールの件名を書く際の注意点

件名を適切に書くことは就活におけるメールマナーの基本です。

以下では、就活メールの件名を作成する際の注意点について7つのポイントを解説します。

① 空欄や挨拶だけは絶対NG

メールの件名を空欄のまま送信するのは、担当者に何の連絡かが伝わらず、マナー違反とされます。

また、「お世話になっております」や「こんにちは」などの挨拶だけの件名も内容が不明瞭なため、避けるべきです。

うっかり件名を入れ忘れた場合は、メールを再送し、「【再送】＋件名」として正しい件名を追加しておきましょう！

② 返信では件名は変えない

採用担当者とのメールのやり取りでは、返信時に件名を変えず、そのままにしておくのが基本です。

件名を変更してしまうと、担当者がスレッドを追えなくなり、やり取りの内容が分かりにくくなる可能性があります。

内容が異なる場合でも、新しいメールとして送るか、「Re:」のままで返信するように心がけましょう。

③ 「Re:」は消さない

件名に「Re:」がついたメールを返信する際、「Re:」を消さずにそのままにしておきましょう。

「Re:」が付いていることで返信であることが相手に伝わり、対応がスムーズに行われやすくなります。

就活メールでは、正式な手続きや連絡が多いため、このルールを守ることが大切です。

④「Re:」が増えたら2～3個に調整する

何度も返信を繰り返すと「Re:」が増えて件名が長くなる場合があります。

この場合、不要な「Re:」を2〜3個に調整し、簡潔な件名にしましょう。

多すぎる「Re:」は読みづらくなり、採用担当者にとっても印象が良くありません。

少なくとも1つは「Re:」を残しつつ、読みやすく整えましょう。

⑤ 簡潔に書く

就活メールの件名は、シンプルかつ簡潔に書くことが大切です。

長すぎる件名は要件が伝わりにくく、受け手にとって読みづらいです。

担当者が内容を素早く把握できるよう、長くても40文字程度でまとめると良いでしょう！

⑥ 誤字脱字をしない

件名に誤字や脱字があると、細かい配慮が不足していると判断されかねません。

送信前に件名をしっかり見直し、内容や形式を確認しましょう。

特に企業名や担当者の名前を含む場合は、誤字脱字がないか慎重にチェックすることが大切です。

⑦ メールの内容と件名が違わないようにする

件名と本文の内容にズレがあると、混乱を招きかねません。

例えば、「質問」と記載したのに本文でお礼だけを述べていると、相手がどのように対応すべきかわからなくなります。

件名と本文の内容をしっかり一致させ、スムーズなコミュニケーションができるよう心がけましょう。

就活メールで避けるべき件名

就活で企業にメールを送る際、件名は初めての印象を形成する大事な要素です。

しかし、誤った件名を使ってしまうと、採用担当者にとって印象が悪くなりかねません。

たとえば、件名に挨拶のみを入れると、何の内容についてのメールかが分かりづらくなり、重要な内容が伝わりにくくなります。

また、自己紹介の件名や、メール内容に関連しない曖昧な件名も避けるべきです。

採用担当者は毎日多くのメールをチェックするため、具体的で用件が伝わる件名を使用することが重要です。

ここでは、避けるべき具体的な例と改善方法について詳しく説明していきます！

挨拶のみの件名

「お世話になっております」「こんにちは」など、挨拶だけの件名は避けるべきです。

このような件名では、メールの内容がわからないため、相手に不安感を与えることがあります。

挨拶文はメールの本文で伝えるべき内容であり、件名に記載するのは適切ではありません。

件名を見ただけで、どのような用件のメールかがわかるように心掛けることが大切です。

例えば、「履歴書送付の件」「面接日時変更の件」など、具体的な内容を示すことが望ましいです。

自己紹介の件名

自己紹介を件名にするのも避けるべきです。

例えば「〇〇大学〇〇（名前）の自己紹介」といった件名は、採用担当者が何についてのメールかを把握しにくくなります。

自己紹介は本文の中で詳述すべきであり、件名でそれを強調する必要はありません。

件名に自己紹介を記載する代わりに、「面接のご案内」「〇〇大学〇〇（名前）履歴書提出」といった具体的な件名を使うことが重要です。

内容がわからない件名

メールの件名に「お願いがあります」「重要なお知らせ」など、内容が不明確な表現を使うのもNGです。

採用担当者は多くのメールを処理しているため、件名から何の用件かがわかりにくいメールは後回しにされる可能性が高いです。

具体的な用件を件名で明確に伝えることが大切です。

たとえば、「〇〇大学〇〇（名前）履歴書送付の件」など、どのような内容のメールか一目で理解できるような件名にしましょう。

【押さえておきたい】件名以外のメールの基本マナー

就活メールにおいては、件名以外の部分にも多くの注意が必要です。

細かい部分まで気を使うことで、相手に対して丁寧で誠実な印象を与えることができます。

以下の基本マナーを守り、プロフェッショナルなメールを心がけましょう。

宛名は正式名称で書く

就活メールにおいて、宛名は必ず相手の正式な役職名や名前を使いましょう。

「○○様」といった敬称を使い、失礼のないように注意が必要です。

特に役職や肩書を省略せずに書くことが、丁寧な印象を与えるポイントです。

親しい関係でも、ビジネスの場では常に敬意を払った表現が求められます。

改行や段落、ひらがなで読みやすい文章を心がける

長文で一文が続いていると、相手にとって読みづらくなるため、改行や段落を適切に使うことが大切です。

要点を分かりやすくするために、きちんと整理して書くよう心掛けましょう。

また、ひらがなや漢字を適切に使い分けることで、文章がより読みやすく、洗練された印象を与えます。

署名を入れる

メールの最後には必ず署名を入れましょう。

署名には自分の名前や大学名、連絡先を記載することで、相手がすぐにあなたの情報を確認できるようになります。

署名はビジネスマナーの一環として、必ず設定しておきましょう。

返信は速やかに行う

就活中は、メールに対する返信が遅れることがないよう心掛けるべきです。

返信の遅れは、相手に不安を与えたり、関心が薄い印象を与えたりする可能性があるため、できるだけ速やかに返信しましょう。

忙しい場合でも、遅れる理由を簡潔に伝えることが大切です。

絵文字や顔文字は使わない

絵文字や顔文字はビジネスメールには不適切です。

就活の際には、相手に対して敬意を示すためにも、言葉だけで感情を伝えましょう。

カジュアルすぎる印象を与えないよう注意が必要です。

メールはテキスト形式が大前提

就活メールはテキスト形式で送ることが基本です。

HTMLメールやリッチテキストメールなど、デザインに凝ったものは相手に手間をかけさせることがあります。

シンプルで読みやすいテキストメールを心掛けましょう。

就活用のメールアドレスを使う

就活用のメールアドレスは、ビジネスシーンに適したものを使用しましょう。

個人的なアドレスやあまりにもカジュアルなものは避け、学校名や名前が含まれたアドレスを使うことが望ましいです。

カタカナや英数字の表記は統一する

就活のメールにおいては、カタカナや英数字の表記を統一することが大切です。

統一感のある表記は、読みやすく、清潔感を感じさせます。

例えば、「株式会社」を「(株)」と略さずに正式な形で書くなど、正確で一貫性のある表現を心掛けましょう。

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まとめ

就活のメールでは、件名だけでなく、本文やその他の部分でもマナーを守ることが重要です。

宛名や文章の構成、署名の記載、返信の速さ、適切な表現を意識し、プロフェッショナルな印象を与えるようにしましょう。

ここで就活メールの基本的なルールを振り返ってみましょう！

些細な部分に気を配ることで、相手に良い印象を与え、就活を有利に進めることができます。