こんにちは！26卒ライターのわかです。
企業から電話がかかってきた！どう出ればいいんだろう！
普段と同じように受け答えするのはだめだよね
そんなあなたに！私たちが教えるよ！この記事では
- 電話マナー
- 電話シーンの例文
- 出られなかった場合の対応
を紹介するよ！
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就活で電話をするシーン
就活中、電話って実はけっこう登場します。
メールやチャットが主流の時代でも、企業とのやり取りで電話を使う場面は少なくありません。
かけることはなくても、かかってくることもあるもんね
電話は就活の中でも意外と出番があるので、基本的なマナーや対応の仕方を押さえておくと安心です。電話が苦手でも、あらかじめ準備しておけば落ち着いて対応できますよ。
しっかり準備をしておかないとだね！
選考結果の通知
企業からの選考結果の通知は、メールで届くことも多いですが、ときには電話で直接伝えられることもあります。
特に最終面接後やスピード感を求められる選考では、電話のほうが確実だからです。
「◯◯さん、最終選考の結果についてご連絡いたします」なんて感じで始まり、その場で結果を告げられます。
合格の場合はもちろん嬉しいですが、残念ながら不合格の連絡も電話で来ることがあるので、どちらにも落ち着いて対応できる心構えが必要です。
合格の場合は「ありがとうございます。よろしくお願いいたします」と丁寧に返し、不合格だった場合も「ご連絡いただきありがとうございます。今後に活かしてまいります」と前向きな姿勢を見せると好印象です。
落ち込む気持ちもあるかもしれませんが、ここでの対応が後々にプラスになることもあります。電話をもらったら、必ずその場でメモを取るか、あとですぐ内容をまとめておくのがオススメです。
内定通知
内定通知が電話で来るときって、めちゃくちゃドキドキしますよね。
でも、それだけ企業があなたに早く来てほしいと思ってくれている証拠でもあります。
電話ではまず「最終面接の結果についてご連絡いたします」と切り出され、少し間を置いて「内定となりました。おめでとうございます！」という流れが多いです。
このときは、驚きや喜びの感情があっても、まずは落ち着いて「ありがとうございます。とても嬉しいです。よろしくお願いいたします」と丁寧に返しましょう。
また、電話の中で今後の手続きやスケジュールについて案内されることも多いので、メモの準備をしておくと安心です。
聞き漏らしがあると後で困るので、分からなかった点は「すみません、もう一度お願いできますか？」と遠慮せず確認しましょう。リアクションも大切ですが、丁寧さと冷静さを忘れずに！
書類などの不備確認
書類の記入漏れや誤字脱字、写真のサイズ違いなど、小さなミスで企業から電話がかかってくることがあります。
そんなときは焦らず、まずは謝意を伝えましょう。「ご連絡ありがとうございます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と、素直に丁寧に対応することが大事です。
電話では「◯◯の欄が記入されていないようです」「証明書のコピーが不足しています」など、具体的な内容が伝えられます。
こちらもその場でメモを取って、どう対応すべきかを明確にしておきましょう。再提出が必要な場合は「いつまでにお送りすればよろしいでしょうか？」と確認し、対応期限をしっかり守ることも重要です。
たとえ些細なミスでも、対応の仕方によって印象は大きく変わります。誠実に、迅速に対応すれば、逆に「ちゃんとした人だな」とプラスに受け取られることもあります。
就活における基本的な電話マナー
就活中に電話を使う場面は意外と多いですが、普段友だちとのやり取りで慣れている電話のマナーとはちょっと違います。
社会人としての基本が問われる場面なので、失礼のないようにきちんとマナーを身につけておくことが大切です。
電話のかけ方・受け方ひとつで印象が左右されることもあるので、「知ってるつもり」ではなく、実際に意識して練習しておくと安心です。
基本さえ押さえておけば、電話が苦手でもスムーズに対応できるようになります。これから紹介するポイントをひとつずつ身につけて、安心して電話対応に臨みましょう！
①「もしもし」はNG
私たちがふだん電話に出るとき、つい「もしもし」と言ってしまいがちです。
でも、ビジネスシーンではこれはNGとされています。
代わりに、「お電話ありがとうございます。◯◯（自分の名前）です」など、相手に自分が誰かを伝えるのが基本です。
電話をかけた側であっても、いきなり「もしもし」と言うのではなく、「お世話になっております。◯◯大学の△△と申します」などと、丁寧な挨拶から始めましょう。
企業の担当者は日々たくさんの電話を受けています。その中で、言葉遣いや最初のひと声で「ちゃんとしてるな」と思ってもらえるかが大きなポイントになります。
言い慣れていないと最初はぎこちなく感じるかもしれませんが、練習しておけばすぐに慣れますよ！
出るときは、はい、○○です、と名前を名乗るように気を付けないとね
②企業の業務時間内に電話する
電話をかける時間帯も、マナーとしてかなり大切なポイントです。
企業には営業時間があり、その中でも忙しい時間帯と比較的余裕のある時間帯があります。基本的には、平日の10時〜17時の間が無難です。
朝イチ（9時前後）や昼休み（12〜13時）、夕方の退勤間際（17時以降）は避けた方がベターです。
また、どうしても時間が合わない場合は、事前に「お忙しいところ恐縮ですが、今お時間よろしいでしょうか？」と確認を取るのもマナーのひとつです。
相手が「今は対応できない」と言ったら、素直に「それでは、改めておかけ直しいたします」と伝えましょう。
気遣いのあるタイミングで連絡できると、社会人としてのマナーがきちんと身についている印象を与えられますよ。
③静かな場所で電話する
電話をかけるときや受けるときは、なるべく静かな場所を選ぶようにしましょう。
カフェや駅のホームなど、周りがうるさい場所では自分の声が届きにくく、相手の話も聞き取りにくくなってしまいます。
お互いにストレスのかかる状況になってしまうので、可能であれば自宅や図書館の個室、静かな廊下など、周囲の音が少ない環境を選ぶのがベストです。
また、雑音が多いと「本当にこの人、真剣に話を聞く気があるのかな？」と思われてしまうリスクもあります。
静かな場所を選ぶのは、相手への配慮でもあります。
急に電話がかかってきた場合は「すみません、今すぐ静かな場所に移動いたしますので、少々お待ちいただけますか？」と一言伝えるだけでも印象が変わりますよ。
④話す内容はまとめておく
電話をかける前には、話す内容をしっかり整理しておくことが大切です。
いざ話し始めると緊張して、何を伝えたかったのか忘れてしまったり、うまく言葉が出てこなかったりすることもあります。
そうならないために、あらかじめメモに「伝えたいこと」や「聞きたいこと」を箇条書きにしておくと安心です。
たとえば、「志望動機の再確認」「面接日程の変更依頼」「選考結果の確認」など、用件とその背景を簡潔にまとめておけば、相手にもスムーズに伝わりますし、自分も落ち着いて話せます。
話の流れをイメージしながら、セリフを簡単に練習しておくのもおすすめです。
就活では、限られた時間の中で簡潔に要件を伝える力も見られています。
整理された話し方は、それだけで「この人、しっかりしてるな」という好印象につながりますよ。
⑤聞き取りやすい声でハキハキと話す
電話は相手の顔が見えない分、声だけで印象が決まってしまいます。
だからこそ、普段よりも少しゆっくり、ハキハキと話すことを意識してみてください。
声が小さすぎたり、ぼそぼそと話してしまうと、聞き取りづらくて何度も聞き返されてしまいます。
特に、自分の名前や大学名などは滑舌よく、丁寧に伝えるようにしましょう。「え？」と聞き返されると焦ってしまいがちですが、落ち着いて言い直せば問題ありません。大事なのは、相手が聞きやすいように配慮して話すことです。
また、表情は見えなくても、声には笑顔が乗ります。
電話をかけるときは、自然な笑顔を心がけてみてください。それだけで声のトーンが明るくなり、より好印象につながりますよ！
⑥大事なことは復唱する
電話で話していると、聞き間違いや記憶違いが起きることもあります。
特に、面接の日時や場所、提出書類の内容など、重要な情報はそのまま聞き流さず、必ず復唱しましょう。
たとえば、「では、6月20日の15時にオンラインでの面接ですね。使用するツールはZoomでしょうか？」といった感じで、相手の話した内容を自分の言葉で繰り返して確認するだけでOKです。
こうすることで、もし聞き違いや認識のズレがあった場合も、その場で修正できます。
復唱することで相手にも「この人はきちんと確認する人だな」と好印象を持ってもらえますし、自分自身のミス防止にもなります。
恥ずかしがらず、しっかり確認する習慣をつけておくと、社会人になってからも役立ちますよ！
⑦大切なことはメモをする
電話中は、重要な情報が次々と伝えられることがあります。
日時、場所、持ち物、対応の締切日など、忘れてはいけない情報をしっかり覚えておくためにも、メモは必須です。
電話を受けるときは、事前にペンとノートを手元に用意しておきましょう。
メモを取ることで、後から見返せますし、何を言われたか不安になってしまうことも防げます。
もし聞き逃したら、「すみません、確認のためもう一度お願いできますか？」と丁寧に尋ねれば問題ありません。
また、メモを取ることで自然と復唱のクセもつき、聞き漏らしを防ぐことにもつながります。
就活中は何社もやり取りをするので、きちんとメモを残して整理しておくと、情報の混乱も防げて安心です！
➇言いにくい内容は結論から伝える
たとえば面接の辞退や日程変更のお願いなど、少し言いづらいことを伝えるときは、まわりくどく説明するよりも、先に結論を伝えるのがポイントです。
「実は…」「ちょっと相談がありまして…」などと曖昧に切り出すより、「本日は、明日の面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました」とはっきり伝えるほうが、相手にとっても親切です。
もちろん、言い方は丁寧に。
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を添えると、印象もやわらかくなります。
言いづらいことこそ、誠実かつ明確に伝える姿勢が大事です。
下手にごまかしたり曖昧にすると、逆に不信感につながってしまいます。
相手の時間を無駄にしないためにも、正直で丁寧な対応を心がけましょう。
⑨相手が切ってから電話を切る
電話を終えるとき、つい自分から先に切ってしまいがちですが、ビジネスマナーとしては「相手が切ってから切る」が基本です。
これは、相手に対する敬意を示す行動とされていて、「最後まで丁寧に対応してくれたな」という好印象につながります。
具体的には、「本日はお忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします」と一言伝えたあと、数秒ほど待って相手が切るのを確認してから、自分も通話を終了します。
少しの間ですが、その余裕が大切なんです。
もし相手がなかなか切らなかった場合は、焦らず待ちましょう。
それがかえって礼儀正しい対応になります。ビジネスマナーは細かいところに表れますので、こうした小さな配慮も大事にしていきたいですね。
押さえておきたい言葉
就活の電話では、言葉遣いひとつで印象が大きく変わります。
普段使っている表現が、実はビジネスシーンではNGだったり、意味が微妙に違っていたりすることもあるんです。
丁寧に話しているつもりでも、言葉選びを間違えると「マナーを知らない人」と思われてしまうこともあるので要注意。
このセクションでは、就活で特に気をつけたい「言いがちな言葉」の正しい使い方を紹介します。
よく耳にする「御社と貴社」「了解と承知しました」の違いなど、知っておくと安心できる言葉ばかりです。
電話中にふと迷うような表現でも、自信を持って使えるように、ポイントを押さえておきましょう！
①貴社と御社
「貴社」と「御社」、どちらも企業を丁寧に表す言葉ですが、実は使い分けがあるのをご存じですか？
この2つの違いは、文章か会話かによって使い分けるという点にあります。
「貴社（きしゃ）」は主に書き言葉、つまりエントリーシートやメールなどの文書で使うのが正解です。
一方、「御社（おんしゃ）」は話し言葉で、電話や面接の場など会話中に使います。
電話で「貴社に応募させていただいた理由は…」などと言ってしまうと、少し違和感を与えてしまうかもしれません。
ついつい混同しがちな表現ですが、相手に違和感なく伝えるためにも、場面に合わせた言葉を選ぶのはとても大事。
どちらも「あなたの会社」を敬う表現ですが、「書くときは貴社、話すときは御社」と覚えておくと便利ですよ！
詳しくは別の記事でも解説しているからぜひ見てね
②了解と承知
「了解しました！」って、つい言ってしまいがちですが、実は目上の人に使うにはちょっとカジュアルすぎる言い方なんです。
就活中の電話では、相手は企業の担当者＝目上の立場にある人なので、「了解」よりも「承知しました」や「かしこまりました」がベターです。
「了解」は、同僚や友人同士で使うぶんには問題ありませんが、ビジネスの場では避けたほうが無難。
特に電話では、声のトーンや雰囲気が伝わりにくい分、言葉の選び方が大きく印象を左右します。
「承知しました」は、落ち着いた丁寧な印象を与えるので、迷ったときはこれを使えばOKです。
「かしこまりました」はさらに丁寧な言い方なので、よりフォーマルにしたいときに便利。使い分けを意識するだけで、ぐっと印象がよくなりますよ！
了解はマナー違反になる可能性が高いから、承知しました、かしこまりました等の言葉を使えばいいんだね！
③社長様とは呼ばない
意外とやってしまいがちなのが、「社長様」という言い方。
でも、実はこれは二重敬語にあたるため、ビジネス上では正しい言い方ではありません。
「社長」はすでに敬称なので、「様」をつける必要はないんです。
では、正しくはどう言えばいいのか？
答えはシンプルに「社長」または「社長の○○様（例：山田社長）」です。
たとえば、「社長様にお伝えください」ではなく、「社長にお伝えください」または「山田社長にお伝えいただけますか？」が正解。
敬意を込めようとして「様」をつけてしまいがちですが、丁寧さが過剰になると逆に違和感を与えることもあります。
正しい敬語は“ちょうどよい丁寧さ”が大事です。誰かに何かを伝えるときほど、言葉づかいに気をつけたいですね。
就活の電話シーンの例文
就活中は、企業と電話でやりとりする場面が意外と多くあります。
「電話って緊張するし、何を言えばいいのか分からない…」と思う方も多いかもしれません。
でも、よくあるシーンごとの会話例をあらかじめ知っておけば、落ち着いて対応できるようになりますよ。
ここからは、企業からの電話を受けるときや、こちらから電話をかけるときの基本的な会話例を紹介します。
もちろん、完璧に丸暗記する必要はありません。でも、基本のフレーズを押さえておけば、いざというときに慌てずにすみます。
大切なのは、言葉よりも誠実な姿勢と丁寧な話し方。例文を参考に、自分らしい伝え方を見つけていきましょう！！
①電話を受けるときの会話例
企業からの電話を受けるときは、まず落ち着いてハキハキと対応することが大切です。
出だしで好印象を持たれるためには、「はい、〇〇大学の△△です」と自分から名乗るのがポイントです。
知らない番号からの着信でも、就活中は思いがけず企業からの連絡ということもあるので、丁寧に出るようにしましょう。
例文：
「はい、〇〇大学の△△と申します」
「いつもお世話になっております」
「はい、〇月〇日〇時ですね。かしこまりました」
「それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします」
「失礼いたします」
電話を切る際は、必ず相手が切ってから通話を終了します。万が一、外出先などで出られない状況だったとしても、静かな場所に移動して折り返すか、丁寧なメッセージを残しましょう。
②電話を受けられないときの会話例
電車の中やアルバイト中など、すぐに電話に出られないこともありますよね。
そんなときは、留守電にメッセージが残っているかをまず確認し、その内容を踏まえたうえで、できるだけ早く折り返しの連絡を入れましょう。
連絡がなかった場合でも、自分から丁寧に事情を説明することが大事です。
例文（折り返し時）：
「お忙しいところ失礼いたします。本日〇時ごろにお電話をいただいた〇〇大学の△△と申します」
「先ほどは電話に出られず、申し訳ございません」
「改めてお時間をいただけますでしょうか？」
こうした対応ができると、マナーをしっかり理解している印象を与えることができます。
③電話を掛けるときの会話例
自分から企業に電話をかけるときは、緊張しますよね。
でも大丈夫、基本の流れを押さえておけば安心です。
まずは「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」と名乗り、その後に用件を簡潔に伝えるようにしましょう。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」
「先日ご案内いただいた面接について、お電話差し上げました」
「〇月〇日の面接について、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました」
「大変恐れ入りますが、〇月〇日で再調整いただくことは可能でしょうか？」
終わりには必ずお礼を。「ご丁寧に対応いただき、ありがとうございました」など、感謝の気持ちを伝えると印象もぐっと良くなります。
④選考に関して問い合わせるときの会話例
選考の結果がなかなか届かないとき、「問い合わせても大丈夫かな…」と不安になることもありますよね。
でも、確認の連絡を入れるのは失礼ではありません。ただし、丁寧な言葉づかいと配慮が必要です。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」
「〇月〇日に面接を受けさせていただいた件でご連絡いたしました」
「その後の選考結果について、お伺いしてもよろしいでしょうか？」
「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」
このように、相手への配慮を忘れず、落ち着いたトーンで問い合わせをすれば問題ありません。
あまり急かすような言い方は避けましょう。
⑤担当者が不在なときの会話例
電話をかけたときに、担当者が席を外していることもよくあります。
そんなときは、あわてず丁寧に用件を伝えるか、折り返しをお願いしましょう。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」
「担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
（不在と伝えられたら）
「かしこまりました。それでは、後ほど改めてお電話させていただきます」
または
「お手数ですが、〇〇様に折り返しのお電話をいただけますでしょうか？」
このときも、受付の方などへの対応を丁寧にすることがポイント。
どんな相手にも誠実な対応を心がけることが、信頼につながりますよ。
⑥折り返し電話の会話例
企業からの不在着信があったときには、なるべく早く折り返すことが大切です。
用件がわからなくても、「折り返しのご連絡です」と伝えればOKです。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」
「本日〇時ごろにお電話をいただきましたので、折り返しご連絡いたしました」
「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
相手が不在の場合は、先ほどの例のように折り返し依頼や後日連絡の意向を伝えましょう。
礼儀正しい対応で印象アップです。
⑦説明会に遅刻するときの会話例
説明会に遅れそうなときは、気まずくても必ず事前に連絡を入れましょう。
「連絡なしの遅刻」が一番印象を悪くしてしまいます。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します」
「本日〇時からの説明会に参加予定ですが、電車の遅延で〇分ほど遅れそうです」
「大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします」
遅れる理由は簡潔に、そして謝罪と配慮の言葉をしっかり添えましょう。
誠実な対応が、失礼な印象を和らげてくれますよ
電話に出られなかった場合はどうする？
就活中、いつでも電話に出られるとは限りませんよね。
電車の中だったり、アルバイト中だったり、スマホを手元に置いていなかったり…。
そんなときに限って企業から着信が来ていて「しまった！」と焦ることも。
でも大丈夫、落ち着いて丁寧に対応すれば問題ありません。
大切なのは、「気づいたらすぐに対応すること」と「失礼のない伝え方をすること」です。
すぐに折り返すのが理想ですが、どうしてもすぐにかけ直せない場合は、留守電やSMS、メールなどで一言メッセージを残しておくと誠実な印象を与えられます。
また、「誰からの電話だったかわからない」「担当者の名前を忘れてしまった」といった場合でも、焦らずきちんと名乗って対応すれば問題ありません。
ここからは、電話に出られなかった場合の基本的なマナーと、ケース別の対応ポイントをご紹介します。
①必ず折り返しの電話をする
企業からの着信に出られなかったときは、できるだけ早めに折り返すのが基本マナーです。
気まずく感じるかもしれませんが、無視して放置するのはNG。
就活では「レスポンスの早さ」も評価されるポイントなので、できれば当日中に折り返しましょう。
折り返す際は、まず名乗ってから「本日〇時ごろにお電話をいただいた件でご連絡いたしました」と伝えると丁寧です。
用件がわからなくても、「折り返しのお電話です」と一言伝えるだけで大丈夫ですよ。
もし相手が出なかった場合は、留守電を活用しましょう。
「お忙しいところ恐れ入りますが、改めてご連絡させていただきました」と残しておくことで、誠実な印象を与えることができます。
② 担当者の名前がわからない場合
着信があったことには気づいたけれど、どの企業からか、誰からかが分からない…そんな経験、ありませんか？
就活中は複数の企業とやり取りしていると混乱しやすいですよね。
でも、だからといって折り返さずに放っておくのはもったいないです。
そんなときは、相手の会社名がわからなくても、丁寧に名乗って「本日お電話をいただいた△△大学の〇〇と申します」と伝えればOK。
電話を受けた側が調べて対応してくれることがほとんどです。
例文：
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。本日、お電話をいただいたようなのですが、失礼ながらどちら様からのお電話かが分かっておらず、折り返しご連絡させていただきました。」
このように、率直かつ丁寧に伝えれば、問題なく対応してもらえますよ。
まとめ
普段あまり電話を使わない方にとっては、少し緊張するものかもしれません。
でも、基本のマナーや言葉づかいを押さえておけば、自信を持って対応できるようになります。
電話では、メール以上に“第一印象”が大切です。名乗り方や話し方、対応の丁寧さなど、ちょっとしたことで印象が大きく変わります。
特に就活では、こうしたビジネスマナーも評価の対象になるので、しっかり押さえておきたいポイントです。
落ち着いて、冷静に対応することが大切だね！
目指せ、納得内定！
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