こんにちは、27卒ライターのnamiです！
今回の記事では、グループディスカッションの書記について解説していきます。
書記はグループディスカッションでも人気の高い役職ですよね。
グループディスカッションの書記で高評価を貰うにはどうしたらいいんだろう？
このような悩みを抱えている就活生のみなさんのために、今回の記事では、グループディスカッションの書記について立ち回り方からコツまで分かりやすく解説していきます！
書記で使えるテンプレも掲載しているので、是非活用してみてください！
✅この記事で分かること
グループディスカッション(GD)の書記の役割
グループディスカッションにおける書記の役割は、議論の内容を記録しチーム全体で共有することです。
重要な意見やアイデア、決定事項を漏らさず記録し、見やすい形で整理します。
単なるメモ取りではなく、議論の流れを視覚化することで、チームの意思決定をサポートする重要なポジションです。
書記って地味な役割に思えるんですが、実際はどうなんでしょうか？
それは大きな勘違いだよ！書記はチーム全体の議論を整理する、すごく重要な役割なんだ。
メモを取るだけでなくて、「今までの意見をまとめると…」などと適切なタイミングで議論を整理することで、チームの進行をスムーズにします。
議論が複雑になった時や意見が分かれた時に、書記が記録を基に状況を整理することで問題解決につながります。
また、最終的なまとめや発表の際にも、記録した内容が重要な資料となります。
書記の仕事はグループディスカッション全体の成果に大きく関わる大切な仕事です。
GDの書記でアピールできる3つの能力とは？
書記を担当することで、様々なスキルをアピールすることができます。
書記という役割を通じて、自分の強みを効果的に企業にアピールしましょう！
ここから、書記でアピールできる具体的な3つの能力について詳しく解説していきます。
①意見をまとめる『情報整理力』
書記が最もアピールできるのは、複雑な情報を整理し分かりやすくまとめる『情報整理力』です。
多様な意見が飛び交う中で、重要なポイントを抜き出し、論理的に整理する力が求められます。
他のメンバーたちが話していることを書記が整理することで、議論の方向性が明確になります。
情報を単に羅列するのではなく、関連性を見出しカテゴリー分けすることが大切です。
図やフローチャートを使って視覚的に整理することで、さらに高い情報整理力を示すことができます。
この能力は、ビジネスシーンでの資料作成や報告書作成に直結する重要なスキルです。
企業が即戦力として期待する能力の一つとして、高く評価されます。
②相手の話に寄り添う『傾聴力』
書記には、他者の意見を正確に聞き取り、その本質を理解する『傾聴力』が不可欠です。
発言者の言葉だけでなく、その背後にある意図や感情まで汲み取ることが求められます。
メモをする中で、分からない部分があったら、「楽子さんがおっしゃりたいのは、△△ということでしょうか？」などと確認して、主張を整理することで、ディスカッションへの参加をアピールしましょう。
相手の発言を自分の言葉で要約し、正しく理解できているか確認する姿勢も重要です。
傾聴力がある書記は、発言者が安心して意見を述べられる環境を作ることができます。
この能力は、顧客対応やチーム内コミュニケーションにおいて非常に価値が高いスキルです。
③円滑に議論をサポートする『協調性』
書記は自分の役割を果たしながら、チーム全体の成功をサポートする『協調性』を示すことができます。
ファシリテーターやタイムキーパーと連携し、効率的な議論運営に貢献します。
メモを基に、「ここまでの議論をまとめましょうか？」とタイミングを見て提案することで、進行をスムーズにします。
また、他のメンバーが発言しやすいよう、「先ほど楽子さんがおっしゃった意見について、他の方はどう思いますか？」などと橋渡しをすることもできます。
自分の意見を押し通すのではなく、チーム全体の意見を公平に記録する公正さも協調性の表れです。
この姿勢は、組織の中で他者と協力して成果を出せる人材であることをアピールすることができます。
サポートする姿勢と自分の役割をバランス良くアピールすることが大切です！
グループディスカッション(GD)の書記は不利で落ちやすい？
書記は不利だという声を聞くことがありますが、実際はどうなのでしょうか。
確かに、書記ならではの難しさや誤解されやすいポイントは存在します。
書記が不利だと言われる理由を理解し、適切に対策することで、むしろ高評価を得ることができます。
ここから、具体的に書記が不利であると言われる背景について解説していきます。
発言量が少なく、目立ちにくい
書記は記録に集中するため、他の役割と比べて発言量が少なくなりがちです。
ファシリテーターやアイデア担当のように、積極的に発言する機会が限られることがあります。
そのため、「消極的」「参加意欲が低い」と誤解されるリスクがあります。
しかし、発言の量よりも質が重要であり、適切なタイミングでの発言は高く評価されます。
また、メモを基に、「今までの意見を整理すると…」「ここまでで3つの案が出ていますね」など、議論を整理する発言は高評価を得やすいです。
記録をしながらも、重要なポイントでは自分の意見を述べることで、積極性を示すことができます。
発言量の少なさを補うため、表情や姿勢で参加意欲を示すことも大切です。
記録に集中して議論に参加していないように見える
書記がメモに集中しすぎると、議論に参加していないように見えてしまうことがあります。
下を向いて記録ばかりしていると、他のメンバーとのアイコンタクトが減り、孤立している印象を与えます。
特にオンラインのグループディスカッションでは、このような誤解が起きやすいです。
この問題を解決するには、記録と議論参加のバランスを取ることが重要です。
適度に顔を上げて、発言者に視線を向けたり、うなずいたりすることで、聞いている姿勢を示します。
また、他の人の意見を聞いて、「それは良いアイデアですね」「なるほど」などの反応を声に出すことも効果的です。
記録は要点のみに絞り、すべてを書き取ろうとしないことで、議論への参加時間を確保できます。
書記は不利じゃない！選考を突破するための3つのコツ
書記でも確実に高評価を得るための具体的なコツを3つ紹介していきます！
どのコツも実践しやすく、効果的な方法ばかりで、これらのポイントを実践することで、書記の不利を完全にカバーすることができます。
①ロジックツリー・図解を活用して、まとめ方を工夫する
単なるメモではなく、ロジックツリーや図解を使って議論を視覚化することで、高い評価を得られます。
ロジックツリーは、問題を階層的に分解して整理する手法で、論理的思考力を示すことができます。
例えば、「地方の観光地を活性化させるには？」という課題があれば、「認知拡大」「アクセス改善」「ターゲット明確化」と分解していきます。
【例】
図解では、意見の関連性を矢印でつないだり、グルーピングしたりすることで、議論の構造を明確にします。
マインドマップ形式で、中心にテーマを置き、そこから派生する意見を枝分かれさせる方法も効果的です。
このような工夫により、「単なる記録係」ではなく「議論の整理役」としての価値を示すことができます。
②発表者を兼任して存在感を高める
書記と発表者を兼任することで、グループディスカッション全体での存在感を大幅に高めることができます。
記録した内容を基に発表を行うため、内容の一貫性が保たれ、説得力のあるプレゼンテーションが可能になります。
発表では、単に記録を読み上げるのではなく、論理的な流れを意識して構成します。
基本構成は、
- 現状分析
- 解決策
- 効果／結論
という流れで発表します。
発表役も担うことで、「記録」と「伝達」の両方の能力を示すことができ、総合的な評価が高まります。
ただし、記録に時間がかかりすぎて発表準備が不十分にならないよう、時間管理に注意が必要です。
③表情・姿勢・視線を意識して「消極的」に見せない
非言語コミュニケーションを意識することで、書記の消極的なイメージを完全に払拭できます。
記録中も適度に顔を上げ、発言者とアイコンタクトを取ることで、しっかり聞いている姿勢を示します。
うなずきや微笑みなどの反応を示すことで、議論に積極的に参加していることを表現します。
また他の人の意見に対して、「なるほど」「確かに」など、声に出して反応することも効果的です。
特に、オンラインのグループディスカッションでは、参加の意志を示すために、アイコンタクトを取ったり、リアクション機能を活用したりなど、積極的に反応をすることを心がけましょう。
評価されやすい書記の特徴とは？【対面／オンライン】
対面とオンラインでは、書記として評価されるポイントが若干異なります。
それぞれの形式に応じた適切な対応を理解することで、より高い評価を得ることができます。
対面とオンラインで、気をつけることが違うんですね！
特にオンラインは独特のコツがあるから、しっかり押さえておこう！
どちらの形式でも共通して重要なのは、記録をチーム全体で共有することです。
以下でそれぞれの形式における具体的なポイントについて解説していきます。
【対面】ホワイトボードや紙など見える形でまとめる
対面のグループディスカッションでは、ホワイトボードや紙を使って記録することが効果的です。
全員が同時に記録内容を見られるため、議論の共通理解が深まり、スムーズな進行が可能になります。
ホワイトボードを使う場合は、色分けやマーカーの使い分けで、情報の重要度や関連性を視覚的に示します。
例えば、「現状分析」は青、「解決策」は緑、「重要な意見」は赤で囲むなど、工夫します。
文字は大きく読みやすく書き、略語を使う場合は最初に説明しておきます。
スペースの使い方も重要で、後から追記できるよう余白を適切に残します。
また、記録しながら意見や方向性を確認したり、まだ曖昧な点を確認したりすることで、チーム全体の理解を深めることができます。
【オンライン】画面共有やチャットで記録をリアルタイムに共有する
オンラインでは、GoogleドキュメントやMiroなどのツールを使ってリアルタイムで記録を共有します。
画面共有機能を使うことで、対面のホワイトボードと同様に、全員が記録内容を見ながら議論できます。
タイピングの速さも重要ですが、完璧に書こうとせず、要点を絞って記録することを優先します。
箇条書きや番号付きリストを使って、情報を整理しながら記録します。
色分けや太字、ハイライト機能を活用して、重要なポイントを強調することも有効です。
【オンライン】うなずきや表情など参加姿勢を示す
オンラインでは対面以上に、非言語コミュニケーションを意識的に行う必要があります。
カメラに向かって大きくうなずいたり、表情を豊かにしたりすることで、参加意欲を示します。
リアクション機能（拍手、いいね！など）を適切に使って、他者の意見に反応します。
タイピング中でも、時々カメラを見て発言者に視線を向けることで、聞いている姿勢を示します。
これらの工夫により、オンラインでも「積極的に参加している書記」という印象を与えることができます。
すぐ使える！書記のテンプレ【コピペOK】
実際のグループディスカッションですぐに使える書記のテンプレートを作成しました！
このテンプレートを状況に応じてカスタマイズすることで、効率的に記録を進めることができます。
グループディスカッションの前にこの記事を見直して、コピペして是非活用してください！
【グループディスカッション記録シート】
■テーマ：
[ここにテーマを記入]
■チームメンバー：
・ファシリテーター：[名前]
・書記：[名前]
・タイムキーパー：[名前]
・その他メンバー：[名前]
■時間配分：
・自己紹介・役割決め：[○分]
・現状分析：[○分]
・アイデア出し：[○分]
・議論・絞り込み：[○分]
・まとめ：[○分]
■現状分析（背景・課題）：
・[メンバー名]：[意見の要点]
・[メンバー名]：[意見の要点]
・まとめ：[共通認識]
■出されたアイデア：
1. [アイデア1]
– 提案者：[名前]
– メリット：[○○]
– デメリット：[△△]
2. [アイデア2]
– 提案者：[名前]
– メリット：[○○]
– デメリット：[△△]
3. [アイデア3]
– 提案者：[名前]
– メリット：[○○]
– デメリット：[△△]
■最終結論：
・選択した解決策：[○○]
・理由：[△△]
・期待される効果：[□□]
・実施方法：[具体的なステップ]
■その他の重要な意見：
・[意見や議論のポイント]
オンラインGDの際に書記が押さえておきたいポイント
オンラインのグループディスカッションでは、特に対面とは異なる準備と対応が必要です。
オンラインでは、技術的なトラブルが多いため、スムーズに書記の役割を果たすためのポイントを押さえておきましょう。
オンラインだと操作が難しそうで不安です…
事前にしっかり準備しておけば大丈夫！
特にツールの使い方に慣れておくことが大切だよ。
オンライン特有の便利な機能を活用することで、対面以上に効果的な記録が可能になることもあります。
画面共有やチャット機能の使い方に慣れておく
オンラインツールの基本操作を事前に習得しておくことが、書記として成功する鍵となります。
ZoomやTeamsなどの画面共有機能の使い方を練習し、スムーズに操作できるようにします。
まずは、「画面を共有します」と宣言してから画面下部にある共有ボタンを押し、共有する画面を正しく選択します。
チャット機能も活用し、重要なポイントや補足情報を素早く共有しましょう。
画面共有中でも、他の参加者の顔が見えるよう、レイアウト設定を調整しておきしょう。
グループディスカッション(GD)の書記で使える無料ツール
オンラインのグループディスカッションで書記が活用できる便利な無料ツールを紹介します。
これらのツールを使いこなすことで、より効率的で視覚的に分かりやすい記録が可能になります。
どんなツールが便利なんでしょうか？
特に初心者におすすめの2つのツールを紹介するね。どちらも無料で使えて便利だよ！
事前に使い方を練習しておくことで、当日スムーズに活用することができます。
以下で具体的なツールについて詳しく解説していきます。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、リアルタイムでの共同編集が可能な無料の文書作成ツールです。
URLを共有するだけで、全員が同時に記録内容を確認でき、必要に応じて他のメンバーも編集できます。
見出し機能や箇条書き、番号付きリスト、色分けなど、整理された記録を作成するための機能が充実しています。
自動保存機能があるため、データが消失する心配がありません。
コメント機能を使えば、議論中に気になった点を後で確認するためのメモを残すこともできます。
スマートフォンからでもアクセスできるため、どのデバイスからでも記録を確認できます。
Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、特別なソフトウェアのインストールも不要です。
miro
miroは、オンラインホワイトボードツールで、視覚的な記録に優れています。
付箋機能、図形、矢印、テキストボックスなどを使って、アイデアを自由に配置し整理できます。
マインドマップやロジックツリーを簡単に作成でき、議論の構造を視覚的に表現できます。
テンプレート機能があり、ブレインストーミングやSWOT分析など、様々な議論形式に対応しています。
リアルタイムで複数人が同時に編集でき、各メンバーがカーソルの位置を確認できるため、協力して記録を作成できます。
無料プランでも基本的な機能は十分に使え、3つまでのボードを作成できます。
視覚的で創造的な記録を作りたい場合に、特におすすめのツールです。
【関連記事】オンライングループディスカッションとは？進め方やコツを徹底解説！
まとめ
グループディスカッションの書記は、決して不利な役割ではありません。
むしろ、情報整理力、傾聴力、協調性といった重要なビジネススキルをアピールできる絶好の機会です。
記録に集中しすぎて議論に参加していないように見えないよう、表情や姿勢、適切な発言を意識することが大切です。
書記で高評価を得る自信が出てきました！早く実践してみたいです。
今日学んだコツを活かして、書記として堂々と活躍してね！
ロジックツリーや図解を活用した工夫、発表者も一緒に担当する、非言語コミュニケーションの活用など、具体的なコツを実践することで、書記でも十分に存在感を示すことができます。
対面とオンラインそれぞれの特性を理解し、適切なツールを使いこなすことで、より効果的な書記になれます。
この記事で紹介したテンプレートやツールを活用して、グループディスカッション選考を突破し、希望の企業への内定を掴みましょう！
