こんにちは！25卒のmakiです！
あなたは
基本的なメールの送り方がわからなくて、あっているか不安
シーン別のメール例文がほしい！
メールを返信するときの注意点を知りたい！
と思っていませんか？
私も、形式ばったメールのやり方がわからず、送るたびに不安でいっぱいでした。
この記事では、
- 基本的なメールの送り方
- シーン別の例文集
- メールを送るときの注意点
を伝えます！
この記事を見れば、どんな場面でもメールの送り方は困りません！
ぜひ最後までお読みください！
【必須！】就活メールの基本マナー
まずは基本的なマナーについてみていきましょう！
就活用のメールアドレスはシンプルなものにする
就職活動において使用するメールアドレスは、信頼感を与えるシンプルなものを選ぶことが重要です。
なぜなら、企業の採用担当者が初めて目にするメールアドレスが就活生の印象に直結するためです。アドレスが複雑すぎたり、プライベート感が強かったりすると、社会人としてのマナーが不足していると受け取られかねません。
例えば、名前やイニシャルを含むメールアドレスを使うことで、シンプルかつ誠実な印象を与えられます。具体的には、「姓.名@example.com」や「名.生年@example.com」といった構成が推奨されます。
これにより、アドレスの意味が一目でわかり、担当者が間違いなく認識できるようになります。また、数字や記号の多用は避け、過度にカジュアルな単語や表現を含めないよう注意が必要です。
シンプルで適切なメールアドレスを用意することは、就活生としての基本的なマナーの1一つであり、ビジネスの場でも通用するスキルといえます。
大学のメールアドレスを使うのもいいね！
件名に要件を記載する
就活メールの件名には、簡潔かつ要件が伝わる内容を記載することが大切です。
メールの件名は受信者が最初に目にする部分であり、そこからメールの内容を一目で理解できるかが、就活生としての配慮やビジネスマナーの有無を判断される要素となります。
件名が不明確だと、採用担当者が内容を把握しづらく、対応が遅れる原因にもなりかねません。
具体的には、「エントリーシート提出のご連絡」「面接日程のご確認」など、要件がはっきりとわかる内容にします。また、就職活動のメールでは、必要に応じて大学名や名前も件名に含めるとさらに丁寧です。
例えば、「【◯◯大学・氏名】会社説明会参加のご連絡」とすることで、誰からのメールかがすぐに判別できます。
わかりやすく要件が伝わる件名にすることで、相手の手間を減らし、就活生としての配慮が伝わります。これは社会人としての基本的なスキルであり、メールを円滑に進めるための重要なポイントです。
メールの冒頭に宛名を記載する
就活メールの冒頭には、必ず宛名を記載することが基本です。
宛名は、メールを送る相手に対する礼儀と敬意を示すためのものであり、これが適切に記載されていないと、ビジネスマナーに欠けると判断されかねません。
また、宛名を正確に書くことで、送信先が誰であるかをはっきり示すことができ、誤送信の防止にも役立ちます。
宛名の記載方法としては、相手の役職や氏名をフルネームで書き、「◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様」という形式が一般的です。
相手の名前がわからない場合には、「採用担当者様」と記載すると丁寧です。
宛名が不適切であったり、相手の名前の漢字を間違えていたりすると、印象を悪くする可能性があるため、事前に相手の情報を確認し、誤字脱字に注意することが重要です。
宛名を正確に記載することは、相手に対する配慮や丁寧さを示し、就活生としての礼儀を示すポイントです。メールを受け取った担当者に安心感を与え、内容をスムーズに受け取ってもらうための大切な一手です。
自分で書いたメールを声に出して読み返してみよう！
挨拶と名前を記載する
就活メールの冒頭には、簡潔な挨拶と自分の名前を必ず記載することが基本です。
挨拶は、ビジネスメールにおいて相手への敬意を表し、スムーズに本文へと続けるための重要な要素です。また、名前を明示することで、誰からの連絡であるかを相手が一目で理解しやすくなります。
具体的には、「お世話になっております。◯◯大学の◯◯（氏名）と申します」といった形式が一般的です。
最初に「お世話になっております」と挨拶をすることで、相手との礼儀をわきまえた関係を示し、その後に大学名と氏名を続けることで、自己紹介の役割も果たします。
これは相手に対し、自分が誰であるかを明確に示すだけでなく、メールの内容に信頼性を持たせることにもつながります。
挨拶と名前を丁寧に記載することは、採用担当者に対して誠実な印象を与え、ビジネスマナーを理解しているというアピールにもなります。
これにより、受け取った相手が安心してメールを読み進められる土台を築くことができます。
本文は適度に改行する
就活メールの本文は、適度に改行を入れて読みやすくすることが大切です。
改行を適切に行うことで、相手が内容を視覚的に区切りながら読み進めることができ、メールの要点をスムーズに理解してもらいやすくなります。
改行がなければ、文章が詰まりすぎて読みにくくなり、情報が伝わりにくくなるだけでなく、就活生としての配慮不足と受け取られる恐れもあります。
改行を入れる際には、各段落ごとに内容をまとめることを意識し、1段落ごとに1つの要点が伝わるように心がけます。
例えば、自己紹介、要件、具体的な質問やお願い、締めの言葉といったように段落を分けて改行することで、採用担当者が一目で内容を把握しやすくなります。また、挨拶文や締めの言葉も、独立した段落として改行すると見やすくなります。
本文を適切に改行することは、読み手に配慮したビジネスマナーの一環であり、読みやすさを向上させる重要なポイントです。
採用担当者が内容を迅速かつ的確に把握できるように、段落ごとに内容を整理して伝えるよう心がけましょう。
メールの最後には署名を記載する
就活メールの最後には必ず署名を記載することが重要です。
署名には、送信者である就活生の基本情報を含めることで、相手が必要に応じて迅速に連絡を取れるようにする目的があります。
また、署名がしっかりと整っていることで、ビジネスマナーが備わっていることを相手に示し、信頼性を高めることにもつながります。
署名に含めるべき情報としては、氏名、大学名、学部名、連絡先の電話番号やメールアドレスなどが挙げられます。例えば、以下のように署名をまとめるとわかりやすくなります
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
署名がしっかり整備されていることで、相手が連絡先を探す手間が省け、情報が不足していることで生じる無用なコミュニケーションも避けられます。
メールの最後に署名を付けることは、ビジネスマナーとしての基礎であり、採用担当者に安心感を与える重要な一手です。丁寧な署名は、就活生としての礼儀と信頼性を示すポイントとなります。
To・CC・BCCを適切に利用する
就活メールを送信する際には、To・CC・BCCを適切に使い分けることが求められます。
これらの機能は、送信相手との関係性や役割に応じて使い分けるもので、ビジネスマナーとしても重要なポイントです。
誤った使用は相手に混乱を与えたり、プライバシーの観点から問題を生じさせたりすることがあるため、慎重に判断する必要があります。
まず、「To」にはメールの主な受信者を指定します。通常、就活の場面では担当者や面接官がここにあたります。
「CC」には、主に情報共有を目的とした受信者を指定しますが、就活メールにおいては使用する場面が少ないかもしれません。
一方で、「BCC」は他の受信者にアドレスが見えないようにするため、複数の企業へ同じ内容を送る場合などに使用しますが、基本的には1社1通のメールを送るため、就活では使用を控えるのが無難です。
適切な使い分けを心がけることで、受信者に対する配慮が伝わり、ビジネスマナーが守られます。メールの宛先を慎重に設定することで、相手に好印象を与えるだけでなく、誤解やトラブルの回避にもつながります。
返信する時間帯に注意する
就活メールを返信する際には、時間帯に注意することが重要です。
返信時間によっては相手に不快感を与える可能性があり、また、ビジネスマナーをわきまえていないと見なされる恐れがあるためです。
企業の担当者は日中に業務を行っているため、深夜や早朝の返信は避け、通常の業務時間内に返信を行うのが望ましいです。
一般的には、午前9時から午後6時頃の時間帯が適切とされていますが、できるだけ早めの返信を心がけることで、相手に対する誠意や迅速さを伝えることができます。
どうしても遅い時間帯に返信する必要がある場合には、送信予約機能を活用し、翌朝の適切な時間に送信するのも有効な方法です。
返信する時間帯に配慮することで、相手に対してビジネスマナーを守った姿勢を示すことができ、良好な印象を残します。
担当者にとっても業務がスムーズに進むため、就活生としての基本的なマナーとして意識しておきましょう。
クッション言葉を利用する
就活メールでは、クッション言葉を活用することで、相手に対して丁寧な印象を与えることができます。
クッション言葉とは、依頼や確認事項、断りなどを伝える際に、言葉の前に挟むことで相手への配慮を示す表現です。特に就活の場面では、企業の担当者と礼儀正しく円滑なコミュニケーションを図るため、言葉遣いに気を配ることが求められます。
たとえば、質問をする際に
- 「差し支えなければ」
- 「お手数をおかけいたしますが」
といった言葉を使うことで、相手の負担を考慮していることを示せます。
また、依頼文で
- 「もし可能であれば」
- 「ご都合がよろしければ」
と添えることで、相手に配慮した柔らかい表現になります。これにより、相手が受け取りやすい形で要望を伝え、円滑なやり取りが期待できます。
クッション言葉を上手に使うことで、丁寧なコミュニケーションを実現し、相手からの印象を良くすることができます。就活生としての礼儀や配慮が伝わり、スムーズな関係構築にもつながります。
見たら24時間以内に返信する
就活メールは、受信したら24時間以内に返信することが基本のマナーです。
迅速な対応は、相手に対する誠意と就活生としての真剣な姿勢を示すものであり、採用担当者に好印象を与えるポイントです。24時間以内に返信をすることで、やり取りがスムーズに進み、次のステップへと円滑に進むことが期待できます。
就活におけるメール対応では、返信が遅れることで相手に不安や疑問を与え、場合によってはチャンスを逃す可能性もあるため、迅速な返答が求められます。
内容に応じて時間がかかる場合でも、「確認後、改めてご連絡いたします」といった一報を入れておくと良いでしょう。これにより、返信を待っている相手に対して配慮を示し、誠実な姿勢をアピールできます。
24時間以内に返信する習慣を身につけることで、社会人としての基本的なコミュニケーション能力を備え、就活を円滑に進められます。迅速かつ誠実な対応は、就活生としての信頼性を高めるための大切な要素です。
私もつい返信が遅くなってしまいがちなんだよね、、、即レスを意識していかなきゃな！
正しい敬語を使う
就活メールでは、正しい敬語を使うことが必須です。
敬語の使い方は、就活生がどれほどビジネスマナーを理解しているかを示す重要な要素であり、適切に使用することで採用担当者に良い印象を与えることができます。
不適切な敬語や過剰な丁寧語の使用は、ビジネスマナーの未熟さを感じさせ、相手に違和感を与える可能性があるため、細心の注意が必要です。
就活メールでよく使われる敬語には、謙譲語と丁寧語があり、自分の行動には謙譲語、相手の行動には尊敬語を使います。
例えば、「拝見しました」（自分が見る）、「ご確認いただけますでしょうか」（相手が確認する）といった表現が適切です。また、「～させていただきます」などの過剰な謙譲語や、「了解しました」といったカジュアルな表現は避け、「承知しました」と表現するなど、敬意を示す言葉遣いを心がけることが大切です。
正しい敬語を使用することで、就活生としてのマナーが備わっていることが示され、担当者からの信頼を得やすくなります。
敬語の正確な使い方を身につけることは、就活だけでなく将来的にも役立つ基本的なスキルです。
【シーン別！】就活メールの例文集11選
例文つきで紹介します！
エントリーシートを提出する場合のメール
エントリーシートの提出メールでは、簡潔で丁寧な表現を心がけることが重要です。
このメールは、採用担当者に初めて正式な書類を提出する場面であり、ビジネスマナーを意識したやり取りをすることで好印象を与えることができます。
内容としては、挨拶と提出書類の概要、今後の対応をお願いする旨を含めると、信頼感のある丁寧なメールになります。例として以下のようなものが挙げられます。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】エントリーシートのご提出
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。貴社の採用にエントリーさせていただきたく、エントリーシートを提出させていただきます。
添付ファイルにてエントリーシートをお送りいたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。また、何か不備や追加で必要な情報がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。
それでは、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このように、件名には「エントリーシートのご提出」と明確に記載し、メール本文では自己紹介、提出の旨、確認の依頼を簡潔に述べます。
こうした配慮ある表現を使用することで、採用担当者に信頼感を持っていただくことができ、エントリーの第一歩を円滑に進められます。
インターンシップの服装について質問する場合のメール
インターンシップの服装に関して質問する際には、簡潔で失礼のない表現を心がけることが大切です。
服装は企業によって異なる場合があり、事前に確認しておくことで適切な準備ができます。質問内容はシンプルにまとめ、質問する理由を付け加えると丁寧な印象を与えられます。以下が例文です！
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】インターンシップの服装についてのご質問
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。この度、貴社のインターンシップに参加させていただくこととなり、大変うれしく思っております。
インターンシップ当日の服装について確認させていただきたくご連絡いたしました。貴社の業務に合わせた服装を心がけたいと考えておりますが、服装の指定や推奨がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、自己紹介とともに質問の意図を丁寧に伝えています。
採用担当者への配慮を忘れず、企業文化や方針に合わせた服装を希望する旨を示すことで、誠実で積極的な姿勢を伝えられます。
適切な服装を整えてインターンシップに臨むための基本的なマナーとして、事前に確認する姿勢が評価されるでしょう。
会社説明会の持ち物についてのメール
会社説明会に参加する際、持ち物を事前に確認しておくことは重要です。
持ち物の確認をすることで、企業側が期待する準備を整え、当日にスムーズな参加ができます。また、こうした質問を通じて、企業に対する真摯な姿勢や関心を示すことが可能です。
以下に、持ち物について質問する際の丁寧で簡潔なメールの例文を紹介します。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】会社説明会の持ち物についてのご質問
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。先日は会社説明会へのご案内をいただき、誠にありがとうございます。
説明会当日に持参すべきものについて確認させていただきたく、ご連絡いたしました。特にご用意いただきたいものや推奨される持ち物などがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、自己紹介に続けて質問の目的を明確にし、担当者に対する配慮を欠かさず表現しています。
説明会の持ち物を事前に確認しておくことで、担当者にも準備が整った状態で参加する意欲が伝わり、良い印象を与えることができます。
お礼メールを送る場合
面接や企業訪問、説明会参加後には、お礼メールを送ることが就活生としてのマナーです。
お礼メールを送ることで、企業に対して感謝の気持ちを示し、採用担当者に好印象を与えることができます。
特に、面接の場での質問や会話で得た内容を簡潔に振り返り、自分が企業に関心を持っている姿勢を示すと効果的です。以下例文を紹介します！
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】本日の面接の御礼
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。本日、面接の機会をいただきました、◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。面接を通じて、貴社の◯◯事業や企業文化についてさらに理解を深めることができ、ますます貴社で働きたいという思いが強くなりました。また、◯◯様からのご助言（やご質問）に対しても、大変勉強になりました。
引き続き採用選考を受けさせていただけましたら幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
この例文では、面接の機会に対する感謝を伝えるだけでなく、面接中の具体的な内容に触れることで、相手に対する配慮と企業への関心の高さを示しています。
お礼メールを通じて、誠実な姿勢と積極的な意欲が伝わり、次のステップに進むための印象を良くすることができます。
OB・OG訪問をする場合のメール
OB・OG訪問を依頼するメールでは、丁寧な表現と具体的な依頼内容を伝えることが大切です。
訪問したい理由や目的を明確にし、相手の都合に配慮することで、誠実な姿勢を示すことができます。また、メールの内容が長すぎないよう、要点を簡潔にまとめることも重要です。例文を紹介します！
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】OB・OG訪問のお願い
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
突然のご連絡、失礼いたします。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。現在、就職活動中で、貴社の業務や社風について理解を深めたいと考えております。
◯◯様のご経験やお話を直接伺うことで、貴社での働き方や求められるスキルについて学びたいと思い、ご連絡させていただきました。もしご都合がよろしければ、30分ほどお時間をいただけると幸いです。お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
ご多忙の折、恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、自己紹介とともに訪問の目的を明確に伝え、相手の時間を考慮した配慮が示されています。
具体的な依頼内容を伝えつつ、相手の都合に合わせる姿勢を見せることで、誠実な印象を与えることができます。
OB・OG訪問は、業界や企業への理解を深める貴重な機会であり、このような丁寧な依頼メールで、良好なコミュニケーションの一歩を踏み出しましょう。
面接の日程確認をする場合のメール
面接の日程確認をする際には、担当者への丁寧な姿勢を示しつつ、日程の確認を具体的かつ簡潔に伝えることが大切です。
日程確認メールでは、面接日が間違いないか、日時や場所に不明点がないかを確認するためのメッセージを送ることで、面接当日の準備を確実に進めることができます。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】面接日程のご確認
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、面接日程について確認させていただきたくご連絡いたしました。面接は◯月◯日（◯曜日）◯時から、貴社本社ビルでお伺いするという内容で間違いないでしょうか。また、当日に持参すべき書類や注意事項がございましたら、併せてお知らせいただけると幸いです。
お忙しい中お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、担当者への感謝の意を示しつつ、面接の日時と場所の確認をしています。
また、持参物や注意事項の確認を求めることで、万全の準備を整える姿勢を示しています。丁寧で配慮ある確認メールを送ることで、面接に対する真剣な姿勢が伝わり、好印象を与えることができます。
面接を辞退する場合のメール
面接を辞退する際には、誠実な姿勢と感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。
辞退の連絡は早めに行い、採用担当者に配慮した表現で理由を簡潔に伝えましょう。
また、辞退の決断に至ったことへの感謝を示し、最後にお詫びの言葉を添えることで、丁寧な印象を残すことができます。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】面接辞退のご連絡
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。この度は、貴重な面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、他社での選考が進み、そちらに専念することを決意したため、今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴社には多大なるご配慮をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
お忙しい中、貴重なご時間を割いていただきましたことに、深く感謝申し上げます。またご縁がございましたら、その際にはどうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、感謝の気持ちと辞退の理由を簡潔に伝え、相手の期待に応えられなかったことへのお詫びを添えています。
誠実な対応をすることで、採用担当者に対する配慮が伝わり、今後再び関係が生じた際にも良い印象を残すことができます。
面接結果を問い合わせする場合のメール
面接結果を問い合わせる際には、丁寧な言葉遣いと相手に対する配慮を示すことが重要です。
採用担当者も多忙であるため、返答を催促するような印象を与えないよう、控えめな表現を心がけます。また、感謝の気持ちを伝えたうえで、面接結果について確認したい旨を簡潔に記載します。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】面接結果のご確認
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
その後の選考結果について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。貴社での業務に大変興味を持っており、引き続きご選考いただけることを願っております。お忙しい中恐縮ですが、もし結果が分かりましたらお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、面接の機会への感謝を示し、結果を確認したい旨を控えめに表現しています。
こうした配慮ある言葉遣いを通じて、誠実で丁寧な姿勢を採用担当者に伝えることができ、問い合わせによって印象を損なうことなく確認が可能です。
内定承諾の場合のメール
内定を承諾する際には、感謝の意を示しつつ、貴重な機会を頂いたことへの喜びや意欲を丁寧に伝えることが大切です。
内定を承諾することで、入社への決意を明確に示し、今後の手続きに関する確認も忘れずに行います。簡潔でありながら、誠実な姿勢が伝わる表現を心がけましょう。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】内定承諾のご連絡
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社で働かせていただく機会を頂戴し、大変嬉しく思っております。
内定のご提示、誠にありがとうございます。貴社の一員として貢献できるよう、精一杯努力する所存です。今後の手続きや必要な準備について、ご指示いただける点がございましたら、お知らせいただければ幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、内定への感謝と入社に対する意欲を簡潔に伝えています。内定承諾の意向を明確にすることで、担当者にとっても次の手続きが進めやすくなり、好印象を与えることができます。
内定保留の場合のメール
内定を一旦保留にしたい場合には、感謝の気持ちを示しつつ、保留をお願いする旨を丁寧に伝えることが大切です。
検討に少し時間をいただきたい旨を誠実に表現し、可能な回答期限を尋ねることで、企業側にも配慮を示すことができます。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】内定保留のお願い
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。貴社から内定をいただけましたこと、大変光栄に感じております。
誠に恐縮ではございますが、将来のキャリアについて慎重に検討したく、内定のご承諾について少しお時間をいただけないかとお願い申し上げます。差し支えなければ、回答の期限についてご教示いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、内定への感謝とともに、保留の理由を簡潔に述べ、期限を確認する姿勢を示しています。誠実な対応を心がけることで、企業に対しても配慮を示しつつ、内定保留のお願いができる内容となっています。
質問メールを送る場合
企業へ質問メールを送る際には、簡潔でわかりやすい表現を用い、質問の内容が明確に伝わるように心がけます。
質問の背景や目的を簡単に説明し、相手に無理のない範囲で回答を依頼することで、丁寧な印象を与えます。また、回答に感謝する気持ちを事前に伝えることで、誠実な姿勢が相手に伝わります。
件名：【◯◯大学 ◯◯（氏名）】質問のご連絡
◯◯株式会社
採用担当者 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。現在、貴社の採用選考を受けさせていただいており、誠にありがとうございます。
本日は貴社の◯◯について、質問がありご連絡いたしました。貴社の業務内容や◯◯に関する詳細を伺うことで、貴社への理解をさらに深めたいと考えております。お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名：◯◯ ◯◯
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
このメールでは、自己紹介の後に質問の目的を簡潔に示し、相手に配慮した丁寧な依頼を行っています。
質問メールを送る際に、このような構成と礼儀を意識することで、誠実で礼儀正しい印象を相手に伝え、適切なコミュニケーションを取りやすくなります。
メールを送るときの注意点一覧！
注意点を確認していきましょう！
話し言葉を使っている
就活メールでは、話し言葉を避け、適切な敬語や丁寧な文章を使用することが求められます。
話し言葉はカジュアルな印象を与え、ビジネスマナーが不足していると受け取られかねません。特に、「～ですね」「～ですかね」といった曖昧な表現や、「了解しました」「お疲れ様です」などのラフな言い回しは、メールの場面では適切ではありません。
たとえば、面接日程の確認に対して「了解です！」と返信するのではなく、「承知いたしました。ありがとうございます」といった表現にすることで、丁寧さが伝わります。
また、話し言葉のままで文章が進むと、どうしても礼儀を欠いた印象を与えるため、ビジネスシーンでは避けるべきです。
メールにおいては、適切な敬語を使用することで、相手に対して誠実な姿勢が伝わり、礼儀正しい印象を与えられます。就活生として社会人とやり取りする際には、言葉遣いにも気を配ることが大切です。
了解です！などは私もよく使ってしまっていたな笑、、、気をつけたい！
文章に装飾を加えている
就活メールでは、文章に過度な装飾を加えることは避けるべきです。
ビジネスメールにおいて、フォントの色やサイズの変更、太字や斜体、絵文字などを使用すると、カジュアルな印象を与え、ビジネスマナーに欠けると判断されることが多いです。
特に就活の場面では、装飾を使用しないシンプルで見やすいメールが、丁寧で誠実な印象を与えます。
たとえば、伝えたい内容を強調したいからといって文字を大きくしたり、カラフルにしたりすることは避けます。
ビジネスメールでは、内容自体を論理的かつ簡潔にまとめることで相手に意図を伝えることが基本とされています。絵文字や顔文字も、採用担当者にはふさわしくない印象を与えるため使用しないように注意します。
メールをシンプルに保つことで、読みやすさが向上し、内容がストレートに伝わります。装飾を加えず、丁寧で分かりやすい言葉遣いを心がけることが、ビジネスマナーとしての基本です。
宛名に略称を使用している
就活メールにおいて、宛名に略称を使用することは避けるべきです。
企業名や担当者の名前を略すと、相手に対する敬意が欠けているように受け取られる場合があります。略称の使用はカジュアルな印象を与え、ビジネスシーンにおける基本的なマナーが不足していると判断されかねません。
たとえば、「株式会社」を「(株)」と略したり、担当者の名字だけを記載したりするのは好ましくありません。
必ず「株式会社◯◯」「◯◯株式会社」といった正式名称を使用し、担当者の名前もフルネームで記載することが求められます。
また、相手の役職が分かっている場合には「部長」「採用担当者」などの肩書も併せて記載することで、丁寧な印象を与えることができます。
宛名を正式名称で記載することは、相手に対する礼儀を示すだけでなく、ビジネスマナーの基本でもあります。
丁寧で正確な宛名表記を心がけることで、相手からの信頼を得やすくなり、好印象を与えることができます。
誤字・脱字が多い
就活メールでは、誤字や脱字が多いと相手に対して信頼性が欠けている印象を与えてしまいます。
誤字や脱字は、細部への注意不足と捉えられ、就活生としての慎重さや誠実さが問われかねません。ビジネスシーンでは、メール一通の中で誤りがないよう、特に注意を払う必要があります。
誤字脱字を防ぐためには、送信前に必ず内容を再確認し、細部まで目を通すことが大切です。
また、内容が多い場合には、音読したり、時間を置いてから読み直すことで見落としを減らすことができます。さらに、宛名や日付、数字、敬語など、特に間違えやすい箇所に重点を置いて確認することも有効です。
誤字や脱字をなくすことで、就活生としての細やかな配慮や、ビジネスマナーへの意識を示すことができます。採用担当者にとっても、読みやすく丁寧に整えられたメールは好印象を与えるため、メールの正確性を保つことが重要です。
会社名を省略している
就活メールでは、会社名を省略せず正式名称を使用することが大切です。
会社名を略して記載すると、相手に対する敬意が欠けていると受け取られ、ビジネスマナーが不足していると判断されかねません。また、企業は自身の名前に対して誇りを持っているため、省略された表記は軽視しているように映る可能性があります。
例えば、「株式会社」を「(株)」や「社名の一部のみ」で表記するのではなく、「株式会社◯◯」という正式名称を用います。
また、業界によっては複数の類似した社名が存在するため、正式名称を記載することで、誤解や混乱を防ぐことができます。
会社名を省略せずに記載することで、相手に対する丁寧な姿勢と敬意を示すことができます。
こうした配慮が、就活生としての基本的なビジネスマナーを備えていることを相手に伝え、良い印象を与える要素となります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
今回は
- 基本的なメールの送り方
- シーン別の例文集
- メールを送るときの注意点
を紹介しました！
メールマナーって社会人スキルを磨く第一歩だと思うから、学べてよかったな！
細かい部分だけれど、学生と社会人の意識の違いを意識していかなきゃね！
目指せ、納得内定！
