【就活】企業への折り返し電話の流れを7ステップで徹底解説

こんにちは！25卒のmakiです！

あなたは

と疑問に思っていませんか？

私も、就活の時期は見たことがない電話番号からたくさん電話がかかってきました！

知らない番号だし、余計に緊張しますよね（笑）

この記事では

• 適切な折り返し電話をする時間
• 電話での言葉遣い
• 電話のマナーや注意するポイント

について伝えます！

電話は、誰でも得意になる！最後までお読みください！

就活で折り返し電話をする前にやるべきこと！

まずは、事前準備についてみていきましょう！

留守番電話の有無を確認する

折り返し電話をする前に、相手企業からの留守番電話が入っているか確認することは基本的なマナーです。

企業からのメッセージには、担当者の名前や用件が含まれていることが多く、事前に把握しておくことで電話のスムーズな対応が可能になります。

特に就職活動中は、企業からの連絡は緊張や不安を伴うことが多いため、留守番電話を確認することで準備不足によるミスを防ぐことができるでしょう。

たとえば、担当者の名前や役職が伝えられている場合、それを事前にメモしておくことで、電話中に慌てることなく、落ち着いて対応できます。

また、企業がどのような用件で連絡してきたのかが分かることで、返答内容のイメージがしやすくなり、電話の際の言葉遣いや態度にも良い影響を与えます。

このように、留守番電話の有無を事前に確認することは、円滑なやりとりを実現するための第一歩です。

担当者名を確認する

折り返し電話をする際には、必ず担当者の名前を確認しておくことが重要です。

相手の名前を正確に把握していることで、電話の際にスムーズにやり取りができ、企業側にも礼儀正しい印象を与えることができます。

就職活動中は、多くの企業と連絡を取ることがあるため、担当者名を混同しないためのメモを残すなどの工夫が必要です。

例を挙げると、企業からのメールや留守番電話に担当者名が残されていれば、電話をかける前にメモ帳などに記録しておき、電話時に落ち着いて確認できるようにします。

担当者の名前を正確に呼ぶことはビジネスマナーの1つであり、誠実で丁寧な印象を相手に与える効果があります。また、名前をしっかり覚えることによって、自信を持って会話に臨める点でも利点があります。

このように、事前に担当者名を確認しておくことは、礼儀とスムーズなコミュニケーションのために必要不可欠な準備です。

筆記用具とメモ帳を用意する

就職活動において折り返し電話をする際、筆記用具とメモ帳を準備することは不可欠です。

電話での会話では、相手からの情報を迅速かつ正確にメモすることが求められ、情報の聞き漏らしや取り違えを防ぐために役立ちます。

特に採用担当者からの連絡では、面接の日程や会場、必要な持ち物など、重要な情報が多く含まれているため、すぐに記録できる状態で臨むことが大切です。

担当者から面接の詳細について説明があった場合、具体的な日時や場所、担当者の名前などを漏れなく書き留めることで、後から確認しやすくなります。また、メモを取ることによって、自分が伝えるべきことや質問事項も整理できるため、会話が一方通行にならずに済みます。

電話中に要点を的確にまとめておくことで、就活をスムーズに進める助けとなるでしょう。

このように、筆記用具とメモ帳の準備は、確実で効率的なやり取りを実現するために必要なステップといえます。

電波がよく、静かな場所を確保する

折り返し電話をする際は、電波が安定しており、静かな場所を確保することが重要です。

就職活動における企業との電話連絡は、第一印象を左右する場面でもあり、電話が途切れたり、周囲の雑音で会話が聞き取りにくいと、相手に不快な思いをさせてしまう可能性があります。

音声がクリアで双方のやり取りがスムーズに進む環境を整えることは、社会人としての配慮を示す1つの手段です。

たとえば、図書館やカフェなどの雑音が多い場所ではなく、自宅や静かなオフィススペースを利用することで、会話がスムーズに進みます。また、電波が不安定な場所だと通話が途中で切れるリスクがあり、再度かけ直す手間や、企業側に二度手間をかけさせてしまう結果になります。

電波状況や静かな環境の確保を徹底することで、会話が順調に進み、落ち着いたやり取りが可能になるでしょう。

このように、就職活動中の電話応対では、良好な電波環境と静かな場所の確保が、安心して通話を進めるための基本準備といえます。

就活で折り返すときの時間帯の注意点

時間帯の注意点について解説していきます！

当日の勤務時間内に折り返す

就職活動において、企業からの電話に折り返す際は、できる限り当日の勤務時間内に対応することが望ましいです。

企業は多くの応募者を対応するため、折り返しが遅れると、その間に他のスケジュールが組まれてしまう可能性があるため、迅速な対応が求められます。

迅速に折り返し連絡することで、企業に対して誠実で積極的な印象を与えることができます。

たとえば、午前中に連絡があった場合、昼休みや午後の早い時間に折り返すと担当者がスムーズに対応できるでしょう。

勤務時間内に電話することで、担当者が手が空いているタイミングを狙えるため、会話がスムーズに進みやすくなります。

また、日をまたがず当日中に連絡を返すことで、相手に待たせることなく、信頼を損なわずに連絡が取れるでしょう。

このように、当日の勤務時間内で折り返すことは、就活でのスムーズな連絡と良好な印象を与えるための基本的なマナーです。

翌日の電話でも問題ない

就活中の折り返し電話は、必ずしも当日中に行わなければならないわけではありません。

事情によってどうしても当日に折り返せない場合や、勤務時間外で折り返しが難しい場合、翌日に電話をかけ直しても問題ないケースも多いです。

採用担当者もスケジュールに追われているため、翌日以降の折り返しに理解を示してくれることが一般的です。重要なのは、なるべく早く丁寧な対応を心掛けることです。

例を挙げると、企業からの電話が遅い時間にかかってきた場合、無理にその日に折り返さず、翌日の午前中に再度電話することで、担当者も受け入れやすい時間帯で応対ができ、話がスムーズに進む可能性が高まります。

また、折り返しが翌日になってしまう場合は、「お待たせしてしまい申し訳ございません」と一言添えることで、丁寧な印象を与えることができます。

このように、折り返しのタイミングが翌日になる場合でも、適切な配慮を示せば、円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。

相手の都合を考慮した時間帯に電話する

折り返し電話をする際には、相手の勤務時間や都合を考慮した時間帯を選ぶことが大切です。

相手にとって適切なタイミングで連絡をすることで、忙しい時間帯を避け、落ち着いて対応してもらいやすくなります。

また、電話のタイミングに配慮することは、相手への気遣いを示し、誠実さを印象付けるための重要なポイントです。

一般的な企業の勤務時間は午前9時から午後6時であることが多いため、昼休みや終業間際の忙しい時間帯を避け、午前中や午後の早い時間に電話をかけるのが理想的です。

また、営業職や外回りが多い担当者の場合は、訪問先で出られないことも考えられるため、昼休みを過ぎた午後の少し落ち着いた時間を狙うとよいでしょう。

このように、相手の都合を念頭に置いたタイミングを選ぶことで、折り返し電話の際に気遣いのある印象を残すことができます。

相手の都合を考えた電話のタイミングを意識することで、円滑なコミュニケーションと信頼関係の構築が期待できます。

折り返し電話の具体的なかけ方【7ステップ】　

7ステップで詳しく解説していきます！

1.大学名と名前を伝える

折り返し電話をかける際、最初に自分の大学名と名前を伝えることが基本です。

これは、担当者にとって電話の相手を瞬時に理解しやすくするために大切なステップです。

就職活動中は、多くの応募者が企業に連絡を入れるため、企業側がすぐに応募者を特定できるようにすることが、電話を円滑に進めるための第一歩となります。

たとえば、「◯◯大学の△△と申します。本日は折り返しのお電話をさせていただきました」といった簡潔な自己紹介をすることで、担当者が話を始めやすくなります。

また、最初に名乗ることで、自分の意識の高さや丁寧な対応を相手にアピールすることにもつながります。電話口でスムーズに名前を伝えるため、事前に大学名や名前を正確に言えるように準備しておくと良いでしょう。

このように、大学名と名前を明確に伝えることで、担当者が話しやすい環境を提供し、会話のスムーズな進行を図ることができます。

2.担当者の部署名や名前を伝え、つないでもらう

電話をかけた際、まず最初に自分の大学名と名前を伝えた後、話をしたい担当者の部署名や名前を具体的に伝え、電話をつないでもらうように依頼することが大切です。

これにより、受け付けや総務などの窓口担当者が、スムーズに該当の担当者に電話を取り次ぐことができるようになります。特に企業の採用担当者は多忙なことが多く、無駄なく対応できるよう協力する姿勢が求められます。

例を挙げると、「採用担当の◯◯様におつなぎいただけますでしょうか」といった表現で、必要な部署と担当者を正確に指定することで、受け付けの担当者が迷わずに対応できます。

また、企業によっては、担当者が席を外している場合や、部署の確認が必要なケースもあるため、可能であれば事前に担当者のフルネームや役職を確認しておくと、よりスムーズに進行できます。

このように、担当者の部署名や名前を伝えてつないでもらうことで、無駄のないやり取りが実現し、相手に対しても良い印象を与えることができます。

3.担当者に大学名と名前を伝える

担当者につないでもらえたら、再度、自分の大学名と名前を正確に伝えることが大切です。

これにより、担当者が誰と話しているのかを明確に把握でき、スムーズに本題へ入ることができます。また、自己紹介を改めて行うことで、礼儀正しい印象を与えるとともに、丁寧な対応姿勢を相手に示すことができます。

たとえば、「◯◯大学の△△と申します。本日は折り返しのお電話をさせていただきました」と簡潔に伝えることで、担当者がすぐに状況を把握しやすくなります。

担当者側も多くの応募者を相手にしているため、名前と大学名を明確に伝えることで、会話が円滑に進みます。さらに、電話をする際には、自分の話し方がはっきりしているかを意識し、聞き取りやすいトーンで話すことも大切です。

このように、担当者に対して改めて大学名と名前を伝えることで、誠実で丁寧な印象を与え、電話のやり取りがスムーズに進む準備を整えることができます。

4.メモを取りながら聞く

電話中は、重要な情報を逃さないようにメモを取りながら話を聞くことが必須です。

採用担当者からの情報は就活を進める上で欠かせないものであり、後から確認できるようにしておくことで、安心して次のステップに進むことができます。

特に日時や場所、持ち物などの詳細はミスが許されないため、しっかりと記録することが求められます。

面接の日程が調整された場合、日時だけでなく集合場所や担当者の連絡先も記録しておくと、不明点があった際に見直せるため便利です。また、メモを取る姿勢は、真剣に話を聞いていることを相手に示すことにもつながります。

電話越しでも、しっかりとメモを取っていることが伝わるよう、短く「メモを取りますので少々お待ちください」と一言添えると、丁寧で好印象を与えられるでしょう。

このように、メモを取りながら話を聞くことで、重要事項の聞き漏らしを防ぎ、就活の進行をスムーズにする準備が整います。

5.大事なことは復唱して確認する

電話で重要な情報を受け取った際には、必ず復唱して確認することが大切です。

復唱することで、相手に伝えられた内容が正確に把握できていることを示すと同時に、自身も間違いなく理解できているか再確認できます。

特に、日時や場所、必要な持ち物など、後に影響を与える情報は、復唱によってミスや勘違いを防ぐことができます。

たとえば、面接の日時を指定された場合、「確認させていただきます。○月○日、△時からの面接でよろしいでしょうか？」といった形で復唱し、担当者からも再度確認してもらうことで、お互いに情報の齟齬を避けることができます。

また、相手にとっても、自分の話が正しく伝わっていることを確認できるため、復唱はコミュニケーションの要となります。

このように、大事なことを復唱して確認することは、正確な情報共有を実現し、信頼性の高い対応をするために欠かせないステップです。

6.通話を切るときはあいさつする

電話を切る際には、必ずあいさつをしてから通話を終了するようにします。

最後のあいさつは、相手に感謝の気持ちを伝え、丁寧な印象を残すために欠かせません。就活の場面では、電話の対応1つが相手の印象に大きく影響するため、通話終了時まで礼儀正しさを心がけることが大切です。

「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。それでは失礼いたします」といった言葉で、電話を締めくくると良いでしょう。

このようなあいさつは、相手への感謝の気持ちを端的に示し、電話を円満に終えることができます。特に、初対面やお世話になる機会が続く相手に対しては、最後まで丁寧な言葉遣いを意識することで、誠実さが伝わります。

このように、通話を切るときにあいさつをすることは、ビジネスマナーの一環として、相手に良い印象を与え、気持ちよく会話を終えるために不可欠です。

7.不在の場合はかけ直す時間を聞く

担当者が不在の場合は、次にかけ直すタイミングを確認することが重要です。

折り返し電話をスムーズに行うためにも、担当者の都合の良い時間帯を知っておくことで、無駄な連絡を避け、効率的に対応できます。

特に就職活動中は、相手の時間を尊重し、必要以上に手間をかけさせない配慮が求められます。

例を挙げると、受付の方に「◯◯様がいらっしゃるご都合の良い時間帯を教えていただけますか？」と丁寧に尋ねることで、次回の連絡がスムーズになります。

これにより、相手もこちらの配慮を感じ、今後のやり取りが円滑に進みやすくなります。また、再度の連絡を事前に計画することで、適切なタイミングで折り返しの電話ができ、双方にとって効率的なコミュニケーションが図れます。

このように、不在時にはかけ直す時間を確認しておくことで、相手に対する配慮を示し、円滑で効率的な連絡が実現できます。

就活の折り返し電話＜Q&A＞

よくある質問に答えていきます！

Q1：折り返し電話に気づかず遅い時間になってしまったどうしよう？

折り返し電話に気づくのが遅く、すでに企業の勤務時間外になってしまった場合は、翌日の早い時間帯に改めて連絡を入れるのが適切です。

無理に夜遅くに電話をかけると、相手に迷惑をかけてしまう可能性があるため、翌日に対応する方が好印象を与えます。また、連絡が遅れたことについて簡単な謝罪の言葉を添えると、誠実な姿勢が伝わります。

例を挙げると、翌朝の電話で「昨日は折り返しのお電話に気づかず、失礼いたしました」と一言謝罪することで、担当者にも配慮を感じさせることができます。

夜間の電話を避け、翌日の午前中に連絡を入れることは、ビジネスマナーとしても非常に重要です。また、遅くなってしまった理由を簡潔に伝え、すぐに要件に入ることで、相手にとっても配慮ある対応となります。

このように、折り返しが遅くなってしまった場合には、翌日早めのタイミングで連絡を入れ、丁寧な対応を心がけることが大切です。

Q2：「またかけなおす」と留守電が入っていた場合どうする？

企業からの留守電に「またかけなおす」とメッセージが残っていた場合は、早めに折り返し電話をするように心がけます。

メッセージが残っているということは、企業側も用件があり連絡を待っている可能性が高いため、折り返しのタイミングを逃さないことが大切です。また、連絡を再度入れることで、相手に積極的な姿勢を示すことができます。

具体的には「お電話ありがとうございます。留守番電話を確認し、折り返しお電話させていただきました」などと伝えると、企業側もスムーズに話を始めやすくなります。

さらに、用件を確認する際は、「ご連絡いただきました件について、詳細を伺ってもよろしいでしょうか？」と尋ねることで、丁寧かつ誠実な対応ができます。

自分から積極的に折り返し、要件に進む姿勢が評価につながるでしょう。

このように、「またかけなおす」と留守電があった場合は、早急に折り返し連絡を入れ、礼儀正しい応対を心がけることが重要です。

Q3：相手の連絡先が携帯で、留守電になっていた場合は？

相手の連絡先が携帯電話で、かけた際に留守電に切り替わった場合は、すぐにメッセージを残すのではなく、一度落ち着いて考えることが重要です。

企業の担当者の携帯にメッセージを残す際には、慎重な言葉遣いと配慮が求められるため、短く要件を伝え、必要な情報だけを残すように心がけます。

たとえば、「◯◯大学の△△と申します。折り返しお電話させていただきましたが、留守番電話になりましたので、改めてご連絡させていただきます」などと、簡潔に名乗りと要件を伝えることで、担当者もこちらの意図を理解しやすくなります。

もしくは、携帯電話に留守電を残すことを避け、時間をおいて再度連絡を入れる方法もあります。担当者の都合や時間帯に合わせた配慮が重要です。

このように、携帯で留守電になった場合は、短く要件を伝えるか、後ほど再度かけ直すことで、丁寧かつ気配りのある対応を心がけることが大切です。

Q4：企業担当者の名前がわからない・電話の相手がわからない場合は？

企業からの折り返し電話を受けた際、担当者の名前がわからない場合や、電話の相手が特定できない場合には、まず失礼のないように状況を確認することが大切です。

電話応対の際に相手の情報がわからず混乱する場合もありますが、慎重かつ丁寧な対応を心がけ、必要な情報をうまく聞き出すことが重要です。

たとえば、「先ほどお電話をいただき、折り返しの連絡をさせていただきましたが、担当の方のお名前をお伺いできてもよろしいでしょうか？」と尋ねることで、相手もこちらの意図を理解しやすくなります。

また、担当者が複数いる場合でも、明確に対応してもらえる可能性が高まります。状況を確認することで、誤解や失礼な対応を避けることができ、円滑なやり取りが可能になります。

このように、担当者名がわからない場合には、冷静に状況を説明し、相手に確認することで、丁寧で的確な対応ができるようになります。

まとめ

いかがだったでしょうか！

今回は

• 適切な折り返し電話をする時間
• 電話での言葉遣い
• 電話のマナーや注意するポイント

について紹介しました！