こんにちは！ 27卒のkenichiです。

今この記事を見ている就活生の皆さんは、

と焦ったり、最悪内定取り消しになるんじゃないか怖いですよね。

この記事では、

• 企業への折り返しで出ない時の対処法
• 折り返す際のかけ方

を紹介します！

ぜひ最後までお読みください！

電話の折り返しで出なくても大丈夫！出られなかった主な理由

電話がかかっていたのに気づいて急いで折り返したけど、出なかったらたら…

と絶望してしまいますよね…でも大丈夫！

採用担当者の方だって人間なので仕事やタイミングがあります。だからここで落ち込む必要はまったくありません！

ここから折り返しても出られなかった主な理由を解説していきます！

担当者が別の電話対応中である可能性

採用担当者は一人で多くの就活生とのやり取りがあり、あなたが折り返し電話をした際に他の電話対応中で出られない場合が最も多いケースです。

採用担当者は日々数十件から数百件の電話対応を行う必要があり、特に採用活動が活発化する時期にはとにかく電話が集中します。

数百件の電話対応だと、なかなか一人に集中できないよね。

そう。物理的に同時に複数の電話に出ることは不可能です。
だから一度で繋がらなくても焦る必要はありません。

会議や面接などで席を外している場合

採用担当者は他にも面接の実施や採用会議への参加などの業務があるため、折り返し電話のタイミングで席を外している可能性があります。

採用業務は電話対応だけでなく、求職者との面接実施、他の採用担当者との会議など多岐にわたる業務が並行して進行します。特に中途採用と新卒採用を同時に行っている企業では、担当者のスケジュールがほぼ常に埋まっています。

採用担当者の業務はかなり多忙なので、一時的に連絡が取れない状況は日常的に発生するものと理解しておくことが大切です。

業務時間外に折り返した可能性

営業時間外や休憩中に折り返し電話をかけてしまった場合、もちろん担当者は電話対応ができません。

一般的に営業時間が平日の9時から18時までに設定されており、この時間外は業務を行わない方針が取られる場合が多いです。また、昼休みの時間帯（12時から13時）や就業後の時間帯では、担当者が席にいない場合が大部分です。

なので企業の営業時間や休憩時間を事前に確認してから折り返し電話をするようにしましょう。

採用担当部署の繁忙期による対応の遅れ

採用活動が集中する時期には、採用担当部署全体の業務量が常時よりもかなり多いため、通常よりも電話対応が遅れる時もあります。

新卒採用の場合は3月から6月、中途採用の場合は年間を通じて波がありますが、特に決算期前後や新年度開始前は採用以外の業務も重なり、負荷が非常に高くなります。

繁忙期の電話対応の遅れは個人的な問題ではなく企業全体の状況によるものなので、数日程度の連絡の遅れは一般的な範囲内として考えましょう。

【ケース別】出ない時の具体的な対処法

担当者の方が出ない理由を解説しましたが、次に

という疑問が出てくると思います。

ここからよくあるケース別に電話の折り返しの対処法について解説していきます！

すぐ気づいた場合

着信から30分以内に気づいた場合は、可能な限り速やかに折り返し電話をかけることで、採用担当者に対して迅速な対応力と責任感をアピールできます。

企業からの着信に素早く対応することは、ビジネスマナーの基本であり、仕事に対する姿勢や優先順位の付け方を判断します。また、着信から時間が経過していない場合、担当者もまだあなたのことを記憶しており、スムーズに会話を始めることができます。授業中や電車内で着信があった場合、静かな場所に移動してから早めに折り返し電話をかけるようにしましょう。

着信に素早く気づいて対応することで、採用担当者に対して積極性と責任感を示すことができ、選考に有利な印象を与えることができます。

気づくのが当日の夜以降の場合

着信に当日の夜（18時以降）や翌日以降に気づいた場合は、翌営業日の朝一番に折り返し電話をかけることが最も適切な対処です。

企業の営業時間外に電話をかけることは相手に迷惑をかけてしまい、また夜間や早朝の電話は非常識な印象を与えてしまいます。もし、金曜日の16時に着信があって土曜日の朝に気づいた場合は、月曜日の9時頃に謝罪の言葉を添えて折り返します。また、当日の20時に気づいた場合も同様に、翌日の朝一番に連絡を取ることが適切です。

留守番電話に企業から折り返すとある場合

留守番電話に「こちらから折り返しいたします」というメッセージが残されている場合は、企業からの再連絡を待つのではなく、自分から積極的に折り返し電話をかけることが正しい対応です。

と思うかもしれませんが、これは一般的な電話マナーとしての表現であり、実際には求職者側から連絡を取ることを期待している場合がほとんどです。なぜなら、企業側は多数の求職者とやり取りをしているため、個別に再度連絡を取る時間が余裕がないことが多いからです。

そのため企業からの再連絡を待たずに1時間以内に自分から折り返すことが適切です。留守番電話があった場合の積極的な折り返しは、主体性と積極性をアピールする絶好の機会としても活用することができます。

担当者が不在の場合

折り返し電話をかけた際に担当者が不在だった場合は、代理の方に要件を伝え、担当者の戻り時間を確認してから再度連絡するか、担当者からの連絡を依頼するのがベストです。

採用担当者は面接や会議などで席を外すことがあり、一度の電話で必ず話せるとは限りません。代理の方を通じて効率的にコミュニケーションを図る必要があるからです。代理の方が電話に出た場合は、戻り時間を確認するようにしましょう。もし戻り時間が不明の場合は、折り返しの電話があったことを伝えるよう代理の方に依頼することが適切な対応です。

こういった対応は組織全体に対する配慮と社会人としてのマナーを示すことができ、良い印象を残すことができます。

就活電話の折り返しに最適な時間帯と曜日

人事部が対応しやすい時間帯

企業の人事部が最も電話対応しやすい時間帯は、

平日の午前10時から11時30分
午後14時から16時30分

この２つの時間帯であり、この時間に折り返し電話をかけることで担当者と確実に連絡を取ることができます。

避けるべき時間帯

逆に、企業への折り返し電話で絶対に避けるべき時間帯は、

始業直後の9時から9時30分
昼休み時間の12時から13時
終業間際の17時30分以降

であり、この時間帯の電話は相手に迷惑をかける可能性が高くなります。

曜日別の電話対応率の違い

企業の電話対応率は曜日によって大きく異なり、

火曜日から木曜日が最も対応率が高く、

月曜日と金曜日は比較的対応率が低下する傾向があります。

火曜日から木曜日は週の中日にあたり、人事担当者の業務が安定しており電話対応に十分な時間を確保できます。

一方、月曜日は週初めの業務整理や会議が集中し、金曜日は週末前の業務整理や翌週の準備に追われる傾向があります。

【７ステップで解説！】企業に電話を折り返す際のかけ方

いざ電話がかかってきた時、どうしても緊張してしまうと思います。

みたいになりたくないですよね。

ここからは分かりやすくステップごとに折り返す時のかけ方について解説していきます！

当日忘れそうな人は、メモに書き残して折り返しの時そのまま使えるようにしよう！！

①挨拶をして名乗る

「お忙しい中失礼いたします。私、○○大学経済学部4年の田中太郎と申します。」

②折り返しの電話であることを伝え担当者に取り次ぐ

「本日○時頃に人事部の○○様よりお電話をいただいておりまして、折り返しのご連絡をさせていただきました。恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますでしょうか」

③担当者に挨拶から始める

「○○様、お忙しい中失礼いたします。○○大学の田中と申します。先ほどはお電話をいただき、ありがとうございました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

④要件を簡潔に伝える

面接日程の調整に関する電話の場合

「面接の日程についてご相談させていただきたく、お電話いたしました。ご提示いただいた候補日の中で、私の都合をお伝えさせていただけますでしょうか」

書類提出に関する電話の場合

「応募書類の件でお電話いたしました。提出方法についてご確認させていただきたいのですが」

⑤大事なことは、復唱する

面接の日程を伝えられた時、

「承知いたしました。それでは、○月○日の○時から、△△ビルの○階会議室にお伺いするということでよろしいでしょうか」

持参物がある場合

「持参するものは履歴書とエントリーシート、それから学生証ということでよろしいでしょうか」

⑥聞き取れないときは、丁寧に聞き返す

「恐れ入ります、電話の調子が悪いようで、面接場所についてもう一度教えていただけますでしょうか」

担当者の名前が聞き取れなかった場合

「申し訳ございません、お名前をもう一度お聞かせいただけますでしょうか」

⑦お礼と挨拶を述べて切る

「ありがとうございます。○月○日、楽しみにしております。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」

追加の連絡が必要な場合

「またご連絡させていただきます。本日はありがとうございました」

 電話対応で評価を下げないための就活生の心得

って不安を感じて緊張してしまいますよね…

ただ、企業側も大学生に対して社会人として必要なマナーをすべて押し付けることはありません！最低限のマナーと対応しておけば評価が下がることはありません。

不在着信への素早い対応の重要性

企業からの不在着信に対する迅速な対応は、就活における評価に直結する重要な要素です。

不在着信への対応が遅れる理由として、学生生活の忙しさや電話対応への不慣れさが挙げられます。しかし、企業側は採用活動を円滑に進めるため、できるだけ早く学生との連絡をしたいと考えています。折り返しが遅い学生に対しては「連絡が取りにくい」「仕事への取り組み姿勢に疑問がある」という印象を持つリスクがあり、選考結果に不利な影響を与えます。

不在着信への迅速な対応は単なるマナーの問題ではなく、就職活動の成否を左右する重要な行動であり、社会人としての基本的な責任感を見られます。用事が済み次第すぐに折り返すようにしましょう。

電話マナーがもたらす印象への影響

電話での対応マナーは、直接会う前の第一印象にかかわります。声のトーンや話し方、言葉遣いを通じて、その人の教養レベルや社会性が伝わるため、採用担当者があなたの人柄や社会人としての適性を判断する材料となります。

電話での対応は声だけでのコミュニケーションでは表情や身振りが見えない分、言葉選びや話し方により注意が必要になります。敬語の使い方が不適切であったり、声が小さすぎて聞き取りにくかったりすると、「社会人としての基本ができていない」「コミュニケーション能力に不安がある」という負の印象を与えてしまいます。

電話マナーは入社後の取引先とのやり取りや社内コミュニケーションでも重要な役割を果たすため、習得は就職活動において必須のスキルです。

採用担当者の視点から見た好印象な対応とは

採用担当者が好印象を抱く電話対応には、相手の立場を理解した配慮と、ビジネスシーンに適した丁寧さにあり、「一緒に働きたい人材」という評価につながります。

好印象を与える対応の特徴として、相手の時間を尊重する姿勢電話をかける際に

「お忙しい中恐れ入ります」

「今お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

といった配慮は、相手への思いやりを示す重要な要素です。また、要件を簡潔にまとめて伝える能力も評価されるポイントです。

よくある質問と回答（FAQ）

Q1: 折り返し電話は何回までするべき？

折り返し電話は基本的に3回程度までに留めるべきであり、それ以上の連続した架電は相手に迷惑をかけてしまいます。企業の採用担当者は多忙なスケジュールの中で業務を行っており、過度な電話は業務の妨げになってしまう恐れがあります。

Q2: 担当者が不在で別の方が出た場合の対応は？

担当者が不在で別の方が電話に出た場合は、丁寧に事情を説明して担当者の在席状況を確認し、適切な連絡方法について相談することが最も効果的な対応方法です。電話を取った方も業務中であることを理解し、簡潔かつ明確に要件を伝えることで、スムーズな取り次ぎや連絡調整が可能になります。

例えば、

「人事部の○○様にお電話をいただき、折り返しのご連絡を差し上げました△△大学の□□と申します。○○様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者が不在の場合は

「いつ頃お戻りの予定でしょうか」と確認し、「それでは改めてこちらからお電話いたします」または「お手数ですが、○○様にお電話をいただいた旨をお伝えいただけますでしょうか」

Q3: 電話とメール、どちらを優先すべき？

企業からの連絡に対する返信は電話を優先すべきであり、特に緊急性が高い内容や直接的な対話が必要な案件については、メールよりも電話での対応が適しています。

Q4: 着信履歴だけで企業名がわからない場合の対処法

着信履歴から企業名が特定できない場合は、折り返し電話をかけて丁寧に身元を確認し、適切な部署への取り次ぎを依頼することが最も確実で失礼のない対応方法です。

知らない番号からの着信であっても、就職活動中は企業からの重要な連絡である可能性が高いため、積極的に確認するようにしましょう。

たとえば

「先ほどこちらの番号にお電話をいただいたようで、折り返しのご連絡を差し上げました。○○大学の△△と申します。恐れ入りますが、どちらの会社様でしょうか」

と確認し、企業からの連絡であることが確認できたら、適切な担当部署への取り次ぎを依頼します。

Q5: 土日や祝日に企業から着信があった場合の対応

土日や祝日に企業から着信があった場合は、翌営業日の朝一番に折り返し連絡をすることが最も適切な対応であり、休日中の即座な折り返しは基本的に避けるべきです。

休日の着信に対する対応で注意すべき点は、緊急性の判断と適切なタイミングでの連絡です。採用担当者が休日に電話をかける場合、多くは平日の業務時間内に連絡が取れなかった場合の補完的な対応であり、必ずしも緊急性を要する内容ではありません。

なので　土日や祝日に企業から着信があった場合は翌営業日の朝に連絡するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか？

今回は、

• 折り返しで出ない理由
• 折り返しで出なかった時の対処法
• 折り返し電話でのコミュニケーション

を解説しました。

内定がかかっている電話となるので緊張してしまうのは無理もありません。ですが電話するタイミング、いう内容が理解できると自然と落ち着いて対応できるようになります。記事を保存やメモ書きしていつでも確認できるようにしておきましょう！