こんにちは！25卒のmakiです！
あなたは、就活の質問メールを送るときに困ったことはありませんか？
どのようなステップを踏んで、メールをすればいいのかわからない
質問のメールを送るうえでの注意点は？
と悩んでいる方も多いと思います！
私も質問メールを送るときに「敬語とかわからん！これであってるのかな？」と常に思っていました。
この記事では、
- 就活の質問メールの送り方
- すぐ使える例文
- 質問メールを送るときの注意点
について伝えます！
この記事を読んで、メールを一瞬で作成しちゃいましょう！
就活の質問メールが簡単に作れる！8つのステップ
8ステップでまとめてみたよ！一緒にみていこう！
ステップ1：件名を簡潔に書く
メールの件名は、相手に用件を正確に伝えるために非常に重要です。
簡潔かつ具体的に書くことで、相手がすぐに内容を把握できるようにすることが大切です。件名が曖昧だったり、長すぎたりすると、メールが埋もれてしまう可能性がありますので注意が必要です。
たとえば、「〇〇に関する質問」や「面接日程についての確認」など、メールの目的を一言で明確に伝える件名が望ましいです。
採用担当者は日々多くのメールを受け取りますので、件名からメールの優先度を判断できるように工夫すると良いでしょう。
簡潔な件名にすることで、相手に「読むべきメールだ」と感じてもらいやすくなります。
メールの内容に即した短い表現を心がけましょう。
ステップ2：本文の冒頭に宛名を入れる
メールの冒頭に宛名を記載することは、基本的なビジネスマナーの1つです。
宛名がないと、形式を軽視している印象を与えかねませんので、必ず記載するようにしましょう。
宛名は「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように、役職や部署名も含めて正確に記載することがポイントです。
担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」や「人事部ご担当者様」と記載すると丁寧な印象になります。
また、相手の名前を記載する際には、誤字脱字がないかを事前に確認することも重要です。特に漢字が間違っているとマイナスイメージを与えてしまうことがあります。
宛名を正しく記載することで、相手への礼儀を示し、メールの信頼感を高めることができます。
ステップ3：あいさつ文を入れてから名乗る
本文に入る前に、簡単なあいさつ文を記載することで、メール全体の印象が丁寧になります。
たとえば、「お世話になっております」や「突然のご連絡失礼いたします」など、一般的な定型文を用いると良いでしょう。
あいさつ文を省略せずに記載することで、相手に好印象を与えることができます。
その後、自分が誰なのかを簡潔に名乗ります。
「〇〇大学〇〇学部の△△と申します」と記載し、続けてメールの用件に入る流れが自然です。
名乗る際には、氏名だけでなく、所属や役職（学生の場合は学部や学科）も併せて伝えると、相手がスムーズに状況を把握できます。
あいさつ文と名乗りをセットで記載することで、メールの冒頭が丁寧かつわかりやすくなります。
ステップ4：自分が誰なのか名乗る
質問メールでは、自分が誰であるかを正確に名乗ることが重要です。
相手はメールの送り主が不明だと対応しづらいため、所属や名前を明確に伝える必要があります。
名乗る際には、大学名、学部名、学年など、必要な情報を具体的に記載すると良いでしょう。
例を挙げると、「〇〇大学〇〇学部4年の△△と申します」のように、自分の立場を明確にすることで、相手にとって理解しやすいメールになります。
また、応募中の企業に送る場合は、「貴社の△△職にエントリーしております」といった補足を加えると、より具体的に自分の背景が伝わります。
自分を名乗ることは基本的なマナーであると同時に、相手に安心感を与える要素でもあります。
誰からのメールかを明確に示し、相手がスムーズに内容を理解できるよう心がけましょう。
ステップ5：質問内容は簡潔にまとめる
質問内容は、できるだけ簡潔かつ具体的にまとめることが重要です。相手に伝わりにくい曖昧な質問や、長々とした文章は避けましょう。
一度に複数の質問をする場合でも、箇条書きや段落分けを活用して見やすく整理することがポイントです。
たとえば、「エントリーシートの提出期限に関する質問」といった場合は、「エントリーシートの締切が〇月〇日と記載されていますが、郵送で提出する際の消印有効となりますでしょうか」と具体的に記載すると、相手が回答しやすくなります。
また、不必要に背景を説明するのではなく、質問の要点に集中することで、メール全体が簡潔にまとまります。
質問内容が明確であるほど、相手から迅速で的確な返信を得られる可能性が高まります。自分の伝えたい内容を整理し、要点を絞った記載を心がけましょう。
ステップ6：締めのあいさつ文を入れる
メールの最後には、締めのあいさつ文を入れることで、丁寧な印象を与えることができます。
例を挙げると、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」や「ご多忙中のところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです」といった言葉を用いると、相手への配慮を伝えられます。
あいさつ文では、自分の質問が相手の手間を取ることを理解している姿勢を示すと、好印象につながります。
また、「何卒よろしくお願い申し上げます」や「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」といった表現も適切です。状況に応じて、最適な言葉を選びましょう。
締めのあいさつは、メール全体の印象を左右する重要な部分です。
感謝や配慮の気持ちを伝えることで、相手に好感を持ってもらえる可能性が高まります。
ステップ7：連絡先を明記した署名を入れる
質問メールの最後には、必ず連絡先を含む署名を記載することが重要です。
署名がないと、相手が返信先を間違える可能性や、連絡がスムーズに取れない事態を招く恐れがあります。署名は、メールの差出人が誰であるかを再確認する役割も果たします。
署名には、名前、所属（大学名や学部名）、電話番号、メールアドレスを記載するのが基本です。
具体例を出すと
- 「〇〇大学〇〇学部4年 △△」
- 「メールアドレス：example@example.com」
- 「電話番号：090-1234-5678」
のように書きます。読みやすさを重視し、情報を縦に並べると整理された印象を与えられます。
署名を記載することで、相手が必要なときにすぐに連絡を取れるようになり、やり取りが円滑に進む可能性が高まります。
また、メールアドレスは学生用またはプロフェッショナルなものを使用し、相手に信頼感を与えるようにしましょう。
ステップ8：宛先の間違いや誤字・脱字のチェックをする
メールを送信する前には、宛先や内容に間違いがないかを必ず確認することが大切です。
宛名が間違っていたり、誤字・脱字が多いと、相手に不注意な印象を与え、メールの信頼性が損なわれる恐れがあります。
宛先の確認では、メールアドレスが正しいかを丁寧にチェックしましょう。特に複数の宛先を含む場合は、誤送信を防ぐために慎重に確認してください。
また、本文の誤字や文法の間違いがないかも見直し、必要に応じて音読してチェックすることをお勧めします。
誤字脱字のチェックは、メールの印象を大きく左右する重要なステップです。落ち着いて最終確認を行い、完璧な状態で送信することで、相手に好印象を与えることができます。
就活の質問メールを送るときの6つの注意点
やってしまいがちな注意点を紹介していくよ！
できるだけ就業時間内に連絡する
就職活動中に質問メールを送る際は、できるだけ企業の就業時間内に送信することが望ましいです。
深夜や早朝にメールを送ると、相手に配慮が欠けている印象を与える可能性があります。
相手が業務に集中している時間帯を意識してメールを送ることで、ビジネスマナーを守りつつ好印象を与えられます。
一般的に、平日の午前10時から午後5時ごろが就業時間に該当します。この時間帯に送信することで、企業の担当者がメールを確認しやすくなり、迅速な返信を受けられる可能性が高まります。
ただし、締切直前や特定の繁忙期に送信する場合は、さらに余裕を持って連絡することが推奨されます。
ビジネスメールではタイミングが重要です。相手の業務状況を考慮し、適切な時間に送信することで、スムーズなやり取りを実現できます。
適切な敬語を使用する
質問メールでは、正確で適切な敬語を使うことが求められます。敬語が不自然だったり、間違った使い方をしていると、相手に不快感を与える可能性があります。
そのため、敬語表現に自信がない場合は、送信前に確認することが大切です。
たとえば、「伺わせていただきます」ではなく「伺います」や、「ご連絡をいただければ幸いです」といった正しい表現を意識しましょう。
また、過剰にへりくだった表現や曖昧な表現は避け、簡潔で丁寧な言葉遣いを心がけます。「〇〇していただけますか？」や「お手数をおかけしますが」など、相手に配慮した言い回しを選ぶと良い印象を与えられます。
適切な敬語の使用は、相手に誠実さとマナーの良さを感じてもらうための基本です。正確な敬語を意識し、メール全体の質を高めましょう。
敬語は意外と正しく使えていないことが多いため、注意しましょう！
プライベートのメールアドレスを使用しない
質問メールには、信頼性の高いメールアドレスを使用することが重要です。
プライベートで作成したカジュアルなアドレスや、不適切な表現を含むアドレスは避けましょう。
例を挙げると、「coolguy123@example.com」や「funnyname@example.com」といったアドレスでは、真剣さが伝わりにくくなります。
理想的なのは、大学から付与されたメールアドレスや、フルネームを使用したシンプルな形式のアドレスです。
「名前.苗字@example.com」のような形式は、ビジネスメールとして適切です。
また、送信前に署名部分でもアドレスが正確に記載されているか確認することで、相手に正しい連絡先を伝えられます。
メールアドレスはあなたの第一印象にもつながります。正式な場面では、信頼性の高いメールアドレスを使用することを徹底しましょう。
私は、大学のメールアドレスを使用していました！
返信は一週間ほど待つ
質問メールを送信した後、返信を焦らず待つ姿勢を持つことが重要です。
企業の担当者は多くの業務を抱えており、必ずしもすぐに返信できるわけではありません。そのため、送信後は最低でも一週間ほど待つ余裕を持つことがビジネスマナーとされています。
何度も確認メールを送ると、担当者にプレッシャーを与える可能性があり、かえって印象を悪くすることがあります。
ただし、一週間以上経っても返信がない場合は、礼儀を持って確認のメールを送ることは問題ありません。
その際は、「以前ご連絡させていただいた件について、ご確認いただけますと幸いです」といった形で、丁寧な表現を心がけることがポイントです。
返信を待つ姿勢と配慮のある確認が、相手との良好な関係を保つ鍵となります。
焦らず丁寧に対応することで、信頼感を与えることができます。
企業・担当者の名前は正確に書く
質問メールでは、企業名や担当者の名前を正確に記載することが基本です。
名前の誤字脱字や、間違った役職名の記載は、相手に不快感を与える原因となり、就活生としての印象を損なう可能性があります。
そのため、事前に正しい情報を確認することが大切です。
特に担当者の名前を記載する際には、漢字や読み方が正しいかを確認しましょう。
企業の公式サイトや、事前に受け取ったメールでの表記を参考にすると確実です。万が一名前が不明な場合は、「採用ご担当者様」といった一般的な表現を使用すると良いでしょう。
正確な名前の記載は、相手に対する敬意を示すだけでなく、メールの信頼性を高める要素となります。確認を怠らず、丁寧に対応する姿勢を示しましょう。
適度な改行や段落分けをして読みやすくする
質問メールは、内容を整理し、読みやすくすることが大切です。
適度な改行や段落分けを行うことで、相手が内容を素早く理解しやすくなります。長文を1つの段落にまとめると、読みづらくなるため、要点ごとに段落を分けることを意識しましょう。
たとえば、挨拶文、自己紹介、質問内容、締めの挨拶をそれぞれ別の段落にすることで、視覚的に見やすいメールになります。
また、適切な箇所で空行を入れることで、全体的なレイアウトが整い、相手が必要な情報を見つけやすくなります。
改行や段落分けの工夫により、メール全体の印象が向上します。内容が丁寧に整理されていると、相手への配慮が感じられ、好印象を与えることができます。
就活に関する質問をする際のメール例文
すぐ使える例文を紹介していくよ！
エントリーシートについての質問メール
【例文】
件名：エントリーシート提出期限についてのご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。現在、貴社の△△職にエントリーしております。
エントリーシートの提出期限について、ご質問がありご連絡させていただきました。貴社の募集要項には「〇月〇日必着」と記載されておりますが、郵送の場合、当日消印有効としてもよろしいでしょうか。また、オンラインでの提出も可能な場合は、その手順についても教えていただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
インターンシップの服装について質問する場合
【例文】
件名：インターンシップの服装についてのご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。この度、貴社の〇月開催のインターンシップに参加させていただく予定です。
参加当日の服装についてご質問があり、ご連絡差し上げました。プログラムの詳細には記載がなかったため、ビジネススーツを着用すべきか、カジュアルな服装で問題ないか教えていただけますと幸いです。また、持参すべき資料や準備物がある場合も併せてご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
会社説明会の持ち物について質問する場合
【例文】
件名：会社説明会の持ち物についてのご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。この度、貴社の会社説明会に参加させていただく予定です。
参加当日の持ち物についてご質問があり、ご連絡差し上げました。必要な書類や筆記用具などがございましたら事前に準備したいと考えておりますので、詳細を教えていただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
面接の日程について質問する場合
【例文】
件名：面接日程の調整についてのご相談
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。現在、貴社の△△職にエントリーしております。
先日いただきました面接の日程について、確認のためご連絡差し上げました。ご指定いただいた日程が〇月〇日（〇曜日）〇時となっておりますが、可能であれば別の日程への変更をお願いできないかご相談したく存じます。具体的には、〇月〇日（〇曜日）〇時以降ですと調整が可能です。
ご多忙のところ恐縮ですが、調整が可能であれば幸いです。お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
複数の質問をする場合
【例文】
件名：採用に関するご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。貴社の採用に関して、いくつかご質問がありご連絡いたしました。
- エントリーシートの提出形式について、オンラインと郵送どちらを優先すべきかご教示いただけますでしょうか。
- 面接当日の持ち物について、特に指定がある場合はお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、上記についてご回答いただけますと大変助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
質問メールの返信がなく、再度送信する場合
【例文】
件名：再送：採用に関するご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。先日、貴社の採用に関する質問メールをお送りしましたが、ご確認いただけているか心配になり、ご連絡差し上げました。
前回お送りした内容は以下の通りです：
【質問内容を簡潔に記載】
ご多忙中のところ恐れ入りますが、ご確認のうえご回答いただけますと幸いです。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
内定のお礼メールに質問を添えるときのメール
【例文】
件名：内定に関するお礼とご質問
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の△△と申します。この度は、△△職への内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。貴社で働けることを非常に嬉しく思い、これからのスタートを心待ちにしております。
ご質問があり、ご連絡させていただきました。入社に際しての手続きについて、〇月〇日までに必要な書類や準備物があれば教えていただけますでしょうか。また、入社前の研修がある場合、その日程についてもお伺いできれば幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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〇〇大学〇〇学部△△
メールアドレス：example@example.com
電話番号：090-1234-5678
避けたほうがいい質問メールの内容
メールで避けるべき内容ってどんなものがあるのかな？
自分で調べればわかる内容
質問メールを送る際に注意すべきなのは、自分で調べればわかる内容を質問しないことです。
このような質問は、企業に対して十分な準備をしていない印象を与え、就活生としての評価を下げる原因になります。
例を出すと、企業の公式ウェブサイトや採用ページに掲載されている情報について尋ねることは避けるべきです。
具体例として、
- 「エントリーシートの提出期限はいつですか？」
- 「採用フローについて教えてください」
といった質問は、多くの場合、公式サイトや募集要項に明記されています。
このような基本的な情報を見落としたままメールを送ると、企業側に「この応募者は本気で調査していないのでは？」と思われる可能性があります。
質問する前に、必ず公式情報や一般的な就活サイトで確認する習慣をつけましょう。それでも不明な場合に限り、具体的かつ丁寧に質問を伝えることが重要です。
説明会や座談会でも「それ絶対HPに載ってるやん！！」という質問をする人がいるため、注意しよう！
企業への要求をする内容
質問メールの内容において、企業に対して一方的な要求をするような表現は避けるべきです。
たとえば、「面接日をこちらの都合に合わせて変更してください」や「特定の条件での採用を検討してください」といった内容は、相手に不快感を与え、ビジネスマナーを欠いていると見なされる可能性があります。
メールは、相手に対する配慮を持って送ることが基本です。もしスケジュールの変更や特別な要望がある場合は、お願いする形で柔らかく伝えることが重要です。
「可能であれば〇〇をお願いできますでしょうか？」といった丁寧な表現を用いることで、相手に対する敬意を示しつつ、要望を伝えることができます。
一方的な要求ではなく、相手の立場や事情を考慮したうえで、お願いベースの伝え方を心がけることが、円滑なコミュニケーションにつながります。
まとめ
いかがだったでしょうか？
今回は、
- 就活の質問メールの送り方
- すぐ使える例文
- 質問メールを送るときの注意点
について伝えていきました！
敬語の使い方など、改めて見直していく重要性を感じたな！
了解しました。などはよく使っちゃいがちだよね！気をつけて行かなきゃ
目指せ、納得内定！
