内定辞退っていつまでできる?すぐできるメールテンプレート付き!

内定

こんにちは!27卒のkenichiです!

あなたは、企業から内定をもらったけど、辞退しようか迷っている……。
と悩んだことはありませんか?

楽子ちゃん
楽子ちゃん

内定辞退ってどのようにすればよいのだろう?

楽子ちゃん
楽子ちゃん

メールのほうがいい??それとも電話?

楽子ちゃん
楽子ちゃん

内定承諾したけど、それでも内定辞退は可能??

私も内定をもらっている先輩が、辞退の方法に悩んでいて、自分も来年悩むのかなぁ……。      と漠然と思っています(笑)

このような悩みを持っているあなたのために、この記事では内定辞退の方法を徹底解説していきます!

この方法を使えば、内定をいただいた企業に印象良く辞退を伝えることができます!

ぜひ最後までお読みください!

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この記事を書いた人

就活で内定をもらったけど、辞退はいつまでできる?

楽子ちゃん
楽子ちゃん

内定承諾したけど、別の企業にいきたくなってきちゃった……。 辞退っていつまでできるのかな?

内定承諾書を提出した後でも辞退は可能

内定承諾書を提出した後でも辞退は可能

内定承諾書を提出した後でも、学生は内定を辞退することができます。法律上、労働は学生、会社の両方の合意に基づくものなので、入社前であれば学生側から辞退がすることが可能です。

学生は職業選択の自由を保護されているので、内定承諾書契約書ではありますが、それで学生が進路変更を完全にできないわけではありません

例えば、内定承諾書を提出した後に、より自分にあった企業からの内定を獲得した場合や、家族の介護が必要になった場合など、様々な状況の変化に対応できるようになっています。

このように、内定承諾書の提出は企業との約束ですが、それは絶対ではなく、正当な理由があれば変更することができます!

楽子ちゃん
楽子ちゃん

内定を辞退するのって申し訳ないし、できるか不安だけどこれなら安心だね!

内定式の前に辞退したほうがトラブルは少ない

内定辞退をしたい場合は、内定式より連絡を入れることで、企業側の対応に余裕を作ることができます。内定式企業が新入社員を迎え入れるための重要なイベントになるので、この後に辞退しようとすると企業側の損害も大きくなります。

企業は内定式に向けて、配属先の決定や研修プログラムの準備、社員証の発行、備品の手配など、やることがたくさんある。内定式前に辞退の連絡をすることで、これらの準備を調整したり、代替の採用を検討したりするための時間ができる。

具体的には、内定式1ヶ月前に辞退の連絡をすれば、企業は研修プログラムの人数調整や、場合によっては追加の採用活動行うことも可能です。一方内定式直前式の後になると、これらの調整する時間がなく、企業側の負担増大します。

このため、内定辞退するなら、なるべく早く遅くても内定式前には連絡することが、トラブル最小限に抑えます。

法律上は入社2週間前まで内定辞退可能

入社日2週間前までは、自由に内定を辞退することができます。これは、企業側の採用内定と学生側の承諾によって成立する労働契約についても適用されます。

この2週間という期間には、企業側に最低限の準備期間であり、労働者の権利保護のバランスを取るという考え方があります。企業には人員配置の調整や業務の引き継ぎなど対応時間必要である一方で、労働者の職業選択の自由尊重される必要があります。

仮に、3月中旬に入社予定の場合2月末までは法律上、内定辞退可能です。ただし、これは法律上最終期限であり、実際の企業活動への影響を考えると、より早め連絡するほうがいいでしょう。

法律は労働者の権利を保護しつつ、企業側への配慮も求めており、内定辞退の期限についても明確な基準を示しています。

内定辞退をメールを書く時の構成6ステップ

①件名で辞退の意思を伝える

内定辞退メールでは、件名から明確意図を伝えることで、企業側も適切な対応ができます。一般的なビジネスメールとは違い、内定辞退の場合は件名用件を明確にしよう

企業の採用担当者は日々大量のメールを処理していますメールをしっかり明確にすることで、企業側も内容を即座に、適切な優先順位で対応することが可能になります

たとえば、「内定辞退のご連絡」「内定辞退についてご相談」といった件名を具体的にすることで、メールの内容が開封前に理解でき企業側の迅速な対応を期待できます。曖昧な件名や一般的な挨拶を件名にすることはかえって内容がわからないので避けましょう!

件名での明確意思表示は、その後のコミュニケーションスムーズにしてくれます。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

会社の人たちにしっかり尊敬と気遣いをしよう!

②感謝の気持ちを伝える

内定辞退のメールの最初は、企業に対して丁寧な対応への感謝を具体的に表現しましょう。採用面接から内定までの過程で受けた支援や機会に対して感謝の心を示すことで、誠実な姿勢を伝えることができます。

感謝を伝えるのは、企業が内定者一人一人に多くの時間と労力を投資していることへの認識を示すためです。採用担当者との面接、会社説明会、職場見学など、企業側は様々な機会を提供し、内定者の成長をサポートしてきました。

例えば、「採用面接では丁寧にお話を聞いていただき、貴社の事業や将来性について理解を深めることができました」「インターンシップでは貴重な実務経験を積ませていただき、大変勉強になりました」といった具体的な経験をもとに感謝の言葉を伝えるのがいいでしょう。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

具体的な感謝の表現は、辞退という否定的な通知であっても、相手への敬意と誠意を示せるといいね!

③内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える

内定辞退の理由説明では、企業側が理解しやすい説明を簡単に提示することがポイントです。自身のキャリアプランや将来の展望と照らし合わせた上での判断であることを表現します。

理由を簡単に伝えることの重要性は、企業側の理解と受容を助けるためです。長い説明感情的な表現は、かえって誤解を生む可能性があります。さらに、企業側の採用計画に影響を与えるため、それをしっかり理解し、責任持った行動が求められます。

例を挙げると、「より専門性を活かせる職種への転換を決意した」「家庭の事情により、地元での就職を選択する必要が生じた」といった具体的で分かりやすい理由の提示すること。曖昧な表現や、他社の誹謗中傷につながる表現は避ける必要があります。

簡単で誠実な理由の説明は、企業との良好な関係を維持するための重要な要素となります。

④内定辞退に対するお詫びを伝える

内定辞退による企業側への影響を理解し、誠意あるお詫びの言葉を書くことが、ビジネス上のコミュニケーション基本です。企業の採用計画に変更しなければならないことへの理解と配慮を企業に伝えることで、相手への敬意を表します。

お詫びを伝えることは、企業が内定者一人一人に対して、入社後の配属計画や教育研修プログラムを準備しているので、内定辞退は、これらの計画変更を強いられる企業側の立場を考慮する上で必要になります。

  • 採用計画に影響を与えることとなり、大変申し訳ございません。
  • このような形でご迷惑をおかけすることを、心よりお詫び申し上げます。
  • このような形で辞退を申し出ることになり、深くお詫び申し上げます。
  • 貴社にご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
  • 誠に勝手ながら辞退させていただくこととなり、大変申し訳ございません。

といった表現を使うことで、状況への理解と反省の意を示すことができます。

このような適切なお詫びの表現は、ビジネスマナーとして必要不可欠な要素であり、将来的な関係構築にも影響を与えます。

⑤メールでの連絡に対するお詫びを伝える

メールでの内定辞退連絡に対する配慮として、直接面談や電話ではなくメールを選択したことへの適切な説明とお詫びを述べるのがおすすめです。ビジネスマナーとして、重要な連絡対面や電話で行うことが基本とされているからです

メールでの連絡に関するお詫びが必要な理由は、デジタルコミュニケーションの特性と、日本のビジネス文化における対面コミュニケーションが重要だからです。特に決定事項の伝達には、相手の反応を直接確認できる手段がよいでしょう。

「本来であれば直接お伺いしてご説明すべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません」「緊急性を考慮し、まずはメールにて失礼させていただきました」といったお詫びを伝えることで、状況への配慮を示すことができます。

⑥締めの言葉を伝える

内定辞退メールの締めくくりは、企業の今後の発展を願う気持ちと、これまでの関係性への感謝を込めた丁寧な言葉を使うことが重要です。最後の印象が企業側に残るので誠実で前向きな言葉を企業に伝えましょう。

締めの言葉に重点を置くのは、このコミュニケーションが将来的な関係性に影響を与える可能性があるためです。就職市場での企業の評判や、業界内での人脈を考えると、良好な関係を維持することは学生にとっても有益です。

「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」

「今回の採用プロセスで学ばせていただいた経験を、今後のキャリアに活かしてまいります」

このような締めの表現は、建設的な締めくくりとしておすすめです。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

終わりよければすべてよしだね!

内定辞退のメール例文【テンプレ】

内定辞退のメールには、企業への配慮と誠意を込めた適切な文面構成必要です。企業の採用担当者が受け取る印象を考え、明確な意思伝達ができるテンプレートを提供します。

実際の送信に当たっては、個別の状況や企業との関係性に応じて適切に文面を変える必要があります。企業とのこれまでのやり取りや、内定までのプロセスを踏まえた表現の調整が重要です。

以下に、基本的なテンプレートを示します。

件名:内定辞退のご連絡

○○株式会社 採用ご担当者様

お世話になっております。 内定をいただいております、○○大学○○学部の○○○○と申します。

この度は貴社より内定を賜り、誠にありがとうございました。採用面接では丁寧にお話を聞いていただき、貴社の事業内容や将来のビジョンについて深く理解することができました。また、インターンシップでは貴重な実務経験を積ませていただき、大変勉強になりました。

このようなご縁をいただきながら、大変心苦しいお願いとなりますが、この度、私の今後のキャリアプランと将来の展望について、改めて慎重に検討を重ねました結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

○○○○の分野での専門性を活かすため、別の進路を選択させていただくことになりました。採用計画に影響を与えることとなり、大変申し訳ございません。

また、本来であれば直接お伺いしてご説明すべきところ、メールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、採用プロセスを通じて多くの学びを得られましたことに、心より感謝申し上げます。貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

以上、取り急ぎご連絡させていただきました。

○○大学○○学部 ○○○○ メールアドレス:○○○○@○○○○ 電話番号:○○○-○○○○-○○○○

このテンプレートを基本として、各企業との具体的なやり取りの内容や、辞退の理由に応じて適切に文面を調整することで、より効果的なコミュニケーションできます。

内定辞退を電話で伝える時のポイント

楽子ちゃん
楽子ちゃん

内定辞退を伝えるの緊張しちゃうよ……

先輩方
先輩方

そんな楽子ちゃんのために、内定辞退を電話で伝えるときのポイントを

メモを用意して、慌てず騒がずゆっくり話す

電話での内定辞退連絡では、事前にメモを準備して落ち着いた対応漏れのない説明ができるようにしておきましょう。緊張や焦りによって重要な要点を伝え忘れることを防ぐためにも、メモの準備は重要です。

事前準備は、電話という即時的なコミュニケーション手段の特性に基づいています。一度発した言葉は取り消すことができず文面のように見直すこともできないため、計画的な会話の進行が求められます。

一度発した言葉を取り消すことできない電話は、伝え忘れ双方で情報の食い違いの対策のため計画的な会話の進行をする必要があるので、事前に準備すべきです。

たとえば、

  • 伝えるべき要点
  • 予想される質問への回答
  • 通話可能な時間帯
  • 担当者の名前

といった情報をメモにし、必要に応じて確認しながら会話を進めることができます。また、通話中のメモをとれるように準備しておいて、企業側からの質問や要望を正確に理解できます。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

メモの準備と活用は、コミュニケーションのトラブル対策になるのでやっておきましょう!

まずはお礼を伝える

電話での内定辞退を伝える時、企業からの内定付与これまでのサポートに対する感謝を伝えること基本です。感謝の意を示すことで、その後の辞退の説明をよりスムーズに進めることができます。

感謝表現が重要な理由は、企業側が内定者の選考と育成にかけてきた時間と労力への理解していることを認識してもらうためです。採用担当者との面接や会社説明会など、様々な機会を通じて受けた支援への謝意を表すことは、ビジネスマナーとして基本です。

といった具体的な表現を用いることで、誠実な態度を示すことができます。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

どう伝えるのがいいんですか?

先輩方
先輩方

「この度は内定をいただき、誠にありがとうございました」「採用面接では丁寧にご対応いただき、貴重な機会を頂戴し、感謝しております」みたいな感じで伝えると誠実な印象を受けるからいいよ!

内定辞退の旨をはっきり伝える

内定辞退は、明確な言葉適切なタイミングで伝えましょう。曖昧な表現遠まわしな言葉を避け、相手が誤解なく理解できる明確な意思表示が重要です、

企業側の採用計画に直接影響を与えるので明確に内定辞退を伝えないと、企業も判断しづらく適切な対応が遅れる原因となります。

企業も多くの内定者のため、多忙なので内定を辞退する場合は、はっきり伝えて円滑に会話を進めましょう。

辞退理由の答え方に注意

内定辞退の理由説明は、企業の理解を得られる合理的な説明で、情報を伝えすぎないように注意しましょう。特に他社への就職を理由とする場合は、競合情報に対しても配慮を置くようにしましょう。

理由説明に注意は、企業間の競争関係や、将来的な業界内でのネットワークへの影響があります。また、説明内容が曖昧すぎると、企業側の不信を招く可能性もあります。

適切な理由説明は、企業との良好な関係を維持しつつ、自身の選択を説明することができます。

電話で内定辞退を伝える例文【テンプレ】

電話での内定辞退では、状況に応じた臨機応変な対応が必要ですが、基本的な会話の流れは把握しておきましょう。より円滑なコミュニケーションが可能になります。以下に、電話での会話の基本的な展開例を示します。

企業側の反応に応じて柔軟に対応することを前提に、以下のような会話の流れを参考にしてください。

【電話のテンプレート】

「お電話ありがとうございます。○○部の△△でございます」

「お世話になっております。○○大学○○学部の○○○○と申します。この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。

実は本日は、大変申し上げにくいお話がございまして、お時間を頂戴できますでしょうか」

(担当者の返答を待つ)

「ありがとうございます。この度は貴社から内定をいただき、採用面接では丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。しかしながら、慎重に検討を重ねました結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました」

(担当者からの反応を待つ)

「申し訳ございません。○○○○の分野でより専門性を活かせる道を選択させていただくことになりました。採用計画に影響を与えることとなり、大変申し訳ございません」

(担当者からの質問に対する回答)

「はい、慎重に検討を重ねた上での決断です。採用プロセスを通じて多くの学びを得られましたことに、心より感謝申し上げます」

(書面での手続きについて確認)

「承知いたしました。書面での手続きについて、メールにて詳細をお送りさせていただきます」

「本日は、お時間を頂戴し、ありがとうございました。貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。失礼いたします」

このテンプレートは基本的な流れを示したものです。実際の会話では、以下の点に注意が必要です:

  • 企業側の反応や質問に応じて、臨機応変に対応する
  • 感情的にならず、終始冷静な態度を保つ
  • 相手の発言をしっかりと聞き、適切な応答を心がける
  • 必要に応じて、メモを取りながら会話を進める
  • 今後の手続きについて、具体的な確認を怠らない

特に重要な手続きや提出書類についての説明があった場合は、必ずメモを取り、後日の対応に漏れがないようにしましょう。

内定辞退のよくある質問や疑問

内定辞退は電話が良い?メールだけでも大丈夫?

楽子ちゃん
楽子ちゃん

重要な連絡だから電話のほうがいい?でも緊張するからメールがいいな…

内定辞退の連絡手段は、電話での連絡を基本としつつ、時にはメールとの併用する場合もあります。内定辞退のような重要な決定事項は、相手の反応を直接確認できる手段が良いので、電話での直接的なコミュニケーションが基本されます。

また電話はメールよりも誠意を示し、相互理解を深めることができるので、内定辞退を連絡する場合は、電話で伝えるようにしましょう。

楽子ちゃん
楽子ちゃん

どんな風に伝えるのが適切なんだろう?

先輩方
先輩方

まず電話で概要を伝え、その後メールで正式な辞退連絡と必要書類を送付するという手順を踏むことで、より丁寧な対応ができるよ!

内定辞退の理由は嘘をついてもよい?

もちろんですが、内定辞退の理由説明では、嘘をつかず誠実に理由を伝えましょう。理由の説明は、相手側が理解しやすく、事実に基づいた内容を選択するのが適切です。

ここで虚偽の理由を伝えてしまうと、

  • 企業との信頼関係の維持
  • 将来的な影響
  • 業界内での評判
  • キャリアにおける長期的な影響

などにリスク生じる可能性があります。

誠実な対応を基本としつつ、適切な情報開示のバランスを取ることが重要です。

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合は?

内定辞退の連絡が遅れた場合でも、速やかな対応誠意ある説明をしましょう。連絡の遅れについての適切な説明と謝罪を行いつつ、今後の手続きを迅速に進めることが大切です。

遅れた連絡であっても丁寧な対応が、企業の採用計画や人事配置への影響を最小限に抑えてくれます。 また、連絡の遅れ企業側の不信感を招く可能性があるため、より誠実な対応を心がけましょう。

たとえば、「連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。慎重に検討を重ねていた結果、決断が遅くなってしまいました」と説明し、その後の手続きについては迅速な対応を心がけることが重要です。

内定辞退のメールを送ったけど、返信が来ない場合は?

内定辞退のメールへの返信がない場合は、電話での確認を行うのがおすすめです。企業側の受信確認と、今後必要な手続きの有無を確認することで、確実な意思伝達ができます。

目安としては、メール送信から3営業日程度経過した時点で、「先日メールにて内定辞退のご連絡をさせていただきましたが、受信のご確認と今後の手続きについてお伺いしたく、お電話させていただきました」といった形で確認を行いましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

この記事では

  • 内定辞退のメールテンプレ
  • 内定辞退の電話テンプレ
  • 内定辞退のよくある質問や疑問

をお伝えしました。

内定辞退は就職活動において避けられない選択肢の1つであり、適切な方法と時期を選んで実施することで、企業との良好な関係を維持できます。